Jenis dan fasa utama komunikasi perniagaan

Komunikasi perniagaan adalah sebahagian daripada kehidupan masyarakat moden. Setiap hari di tempat kerja, orang yang mempunyai status tertentu dan menduduki jawatan tertentu menggunakan pelbagai jenis dan mematuhi peraturan etika perniagaan awam dan peribadi dengan ketat. Komunikasi perniagaan yang berstruktur dengan betul akan membawa walaupun seorang pengurus baru kepada kejayaan pencapaian matlamat.

Di sebalik konsep komunikasi perniagaan adalah sejenis komunikasi, yang tujuannya bukan proses rundingan itu sendiri, tetapi penyelesaian masalah tertentu atau pencapaian matlamat tertentu, yang mengikat semua peserta dalam perbualan dan terletak di luar. proses komunikasi itu sendiri.

Jenis komunikasi ini berbeza daripada jenis lain dengan kehadiran keadaan berikut:

• tujuan, motif atau aktiviti haruslah biasa kepada semua lawan bicara;
• perunding berada dalam selang ruang-masa yang sama: komunikasi perniagaan boleh berlaku dalam mana-mana organisasi, kumpulan atau pasukan;
• semua peserta dalam proses ini saling berkaitan, peranan sosial diagihkan dengan jelas di antara mereka dan hierarki komunikasi dibina;
• komunikasi dalam konteks ini mempunyai peraturan ketat yang mesti dipatuhi oleh semua peserta, tanpa mengira status: norma tingkah laku dalam persekitaran kerja adalah etika perniagaan.

Peraturan asas etika perniagaan termasuk yang berikut:

• Pengantara perniagaan harus mematuhi gaya komunikasi tertentu, dengan jelas dan padat merumuskan pemikiran mereka, memberikan hujah yang berat memihak kepada pandangan mereka dan dapat mendengar dan mendengar lawan bicara. Ini akan membantu anda melakukan perbualan yang produktif tanpa mengambil masa yang tidak perlu daripada ahli perniagaan.
• Dengan komunikasi sedemikian, para peserta dalam perbualan hendaklah sesopan yang mungkin... Mesyuarat perniagaan sedang mengejar beberapa jenis manfaat, jadi kadangkala anda perlu berkomunikasi dengan orang yang tidak begitu menyenangkan.
• Perkataan yang boleh difahami dan ayat yang mudah adalah wujud dalam gaya ini. Dinyatakan dalam istilah yang rumit dan perkataan asing, anda boleh mengelirukan seseorang atau bahkan menyinggung perasaannya. Seterusnya, ini akan mengganggu pencapaian matlamat yang ditetapkan.

Komunikasi perniagaan membawa tiga fungsi utama yang mempunyai matlamat utama dan prinsip kesan manusia yang berbeza:

• Maklumat dan komunikasi fungsi tersebut melibatkan pengumpulan dan pembentukan maklumat khusus oleh peserta dalam perbualan, serta pertukaran pengetahuan terkumpul dalam proses rundingan.
• Kawal selia dan komunikatif fungsi tersebut bertujuan untuk membetulkan tingkah laku peserta dalam komunikasi. Semasa komunikasi korporat, subjek mengawal bukan sahaja model tingkah lakunya sendiri, tetapi juga peserta lain dalam perbualan. Untuk melaksanakan fungsi ini, kaedah berikut sesuai: pujukan atau cadangan dalam rangka etika pertuturan, tingkah laku penyalinan.
• Komunikatif dengan berkesan fungsi berkaitan secara langsung dengan aspek emosi subjek komunikasi.

Semua jenis komunikasi perniagaan sedia ada dikelaskan mengikut banyak parameter. Mari kita pertimbangkan yang paling popular di kalangan yang sedia ada.

Bergantung pada kaedah pertukaran maklumat, komunikasi perniagaan lisan dan bertulis dibezakan:

1. Jenis komunikasi perniagaan bertulis termasuk semua jenis dokumen rasmi. Ini boleh menjadi laporan rujukan, nota penerangan, laporan dan minit mesyuarat, surat perniagaan, penyata, piagam dalaman syarikat, akta hapus kira, perintah, petunjuk bertulis, huraian kerja dan banyak lagi. . Sebarang dokumen rasmi dengan tandatangan atau meterai adalah subjek komunikasi perniagaan.
2. Rundingan, mesyuarat, mesyuarat, perbualan perniagaan, laporan, mesyuarat perancangan boleh dikaitkan dengan jenis komunikasi perniagaan lisan.

Dengan cara interaksi antara peserta, terdapat jenis komunikasi perniagaan secara langsung dan tidak langsung:

• Komunikasi langsung melibatkan rundingan antara rakan kongsi tanpa menggunakan dana tambahan, iaitu rakan bicara berada di dalam bilik yang sama dan berkomunikasi secara bersemuka.
• Hubungan tidak langsung berlaku dengan penggunaan alat komunikasi moden - telefon, e-mel, komunikasi video.
• Komunikasi jauh membolehkan anda menyelesaikan beberapa isu dengan cepat antara rakan kongsi dari negara yang berbeza. Tetapi pengalaman menunjukkan bahawa perbualan bersemuka adalah yang paling produktif.

Klasifikasi lain melibatkan pembahagian jenis komunikasi perniagaan kepada komunikasi lisan dan bukan lisan:

1. Komunikasi lisan melibatkan interaksi antara orang yang menggunakan pertuturan manusia. Dengan bantuan sistem bahasa dan bergantung pada niat seseorang, teks ucapan terbentuk. Mereka boleh bertulis dan lisan.
2. Interaksi bukan lisan antara orang berlaku tanpa menggunakan pertuturan. Cara komunikasi ini adalah manifestasi luaran perasaan dan emosi - bahasa isyarat, ekspresi muka, pandangan dan kemahiran motor badan. Mereka disatukan oleh konsep yang sama: kinetik.

Selain jenis, terdapat juga bentuk komunikasi perniagaan, mereka dibahagikan kepada monologi dan dialog.

1. Kumpulan pertama termasuk bentuk komunikasi dengan satu peserta: laporan, rayuan, ucapan alu-aluan, pengiklanan. Dalam kes ini, seseorang bertindak sebagai pemidato dan menyampaikan beberapa maklumat kepada pendengar. Dia mesti memahami dengan jelas apa yang dia cakapkan, dan dapat meluahkan fikirannya dengan jelas.
2. Bentuk dialog mengandaikan kehadiran dua atau lebih peserta.

Rundingan ialah satu bentuk komunikasi yang sesuai apabila membincangkan isu yang paling penting dan ialah:

• menegak - dengan pihak berkuasa yang lebih tinggi;
• mendatar - dalam organisasi;
• tanpa kebenaran - iaitu, tidak dirancang, dijalankan selepas sekolah;
• di peringkat tertinggi - hanya orang yang berstatus ketua syarikat yang berminat bertemu;
• di meja lanjutan - mesyuarat kumpulan kerja atau komisen yang dilantik khas.

Perbualan, antara bentuk lain, mempunyai watak yang paling tidak formal dan ringkas. interaksi dalam persekitaran kerja. Borang ini termasuk sebarang kenalan di tempat kerja yang direka untuk menyelesaikan masalah. Tidak semua orang mempunyai hadiah pada masa yang sesuai untuk berbual santai dengan pihak atasan mereka dan dengan bijaksana membawa mereka kepada penyelesaian isu yang diminati.

Perbincangan atau pertikaian adalah cara untuk menyelesaikan masalah dengan membandingkan sudut pandangan yang berbeza, selalunya bertentangan. Hasil perbincangan yang produktif ialah penerimaan keputusan tunggal dengan persetujuan bersama pihak-pihak selepas mendengar pula semua aspek positif dan negatif. Bentuk komunikasi ini mempunyai warna emosi yang paling jelas, tetapi dalam kalangan perniagaan adalah kebiasaan untuk mengikuti beberapa peraturan. Lawan jangan bercakap lama-lama, menyampuk sesama sendiri.

Adalah menjadi kebiasaan untuk membahagikan proses perbualan perniagaan dari permulaannya kepada pencapaian matlamat yang ditetapkan kepada peringkat atau fasa tertentu.

Mari kita pertimbangkan setiap daripada mereka dengan lebih terperinci.

• Bersedia untuk temu janji. Pada peringkat ini, adalah sangat penting untuk menggariskan rancangan untuk perbualan yang akan datang, untuk menentukan dengan jelas sendiri pelbagai tugas yang diperlukan untuk menyelesaikan masalah. Terdahulu, adalah wajar membuat pertanyaan tentang lawan bicara, berdasarkan mana untuk memilih taktik perbualan dan hujah yang diperlukan. Sememangnya, keputusan mesyuarat bergantung kepada betapa bermakna pertemuan itu.
• Tanda tempat dan masa untuk rundingan. Takrifan parameter ini bergantung pada peranan lawan bicara. Biasanya koordinat rundingan ditetapkan oleh lawan bicara atasan. Jika mesyuarat adalah sama rata, maka para peserta boleh bersetuju bersama.

• Menyediakan dan membuat hubungan dengan lawan bicara. Fasa ini, dengan tujuan fungsinya, adalah permulaan rundingan. Selalunya, pandangan pertama atau perkataan lawan bicara menambah sikap bawah sedar terhadapnya dan mempengaruhi keinginan untuk meneruskan perbualan. Semasa penubuhan hubungan, adalah penting untuk memenangi lawan bicara secepat mungkin dan melengkapkan pentas dengan mewujudkan hubungan psikologi - saat semua peserta dalam komunikasi bersedia untuk sampai ke titik.
• Pengenalpastian masalah dan pertukaran maklumat yang ada. Dalam fasa ini, adalah penting untuk menyuarakan semua soalan yang diminati, untuk menunjukkan arah perbualan, untuk memberikan pemahaman umum tentang masalah itu.
• Hujah yang memihak kepada penyelesaian yang dicadangkan... Fasa penghujahan berkait rapat dengan peringkat sebelumnya dan mengalir dengan lancar daripadanya. Dalam tempoh ini, adalah sangat penting untuk mengambil perhatian semua aspek positif visi anda untuk menyelesaikan isu itu, untuk menggunakan kemahiran memujuk, terutamanya jika lawan bicara mematuhi sudut pandangan yang berbeza.
• Hujah balas. Pada peringkat ini, terdapat mendengar hujah balas daripada lawan bicara, yang mungkin tidak selalu bersetuju. Adalah penting untuk mendengar dengan teliti dan tenang kepada lawan bicara, untuk memahami intipati kedudukannya. Soalan panduan akan membantu anda memahami jika bantahan itu berkaitan dengan kekurangan maklumat yang diberikan.
• Mencari kompromi dalam menyelesaikan masalah. Dalam proses mengemukakan hujah dan cadangan secara bergilir-gilir, pencarian penyelesaian berlaku yang sesuai dengan semua pihak dalam rundingan.
• Membuat keputusan. Peringkat ini bermaksud persetujuan semua pihak dengan satu kedudukan, datang kepada penyebut yang sama.

• Penetapan keputusan. Semua mesyuarat perniagaan berakhir dengan menandatangani pengesahan bertulis keputusan bersama.Perjanjian itu mencerminkan fakta bahawa mesyuarat itu mempunyai keputusan akhir yang boleh diterima oleh semua.
• Tamatkan kenalan. Selepas membincangkan isu-isu penting, anda perlu dapat berpisah dengan teman bicara dengan betul, mungkin meninggalkan kad perniagaan atau meminta butiran hubungan daripada rakan kongsi.
• Analisis keputusan yang diperolehi. Fasa ini adalah muktamad. Ia direka untuk menunjukkan bagaimana keputusan yang dibuat adalah betul dan menguntungkan peserta dalam perbualan.

Kunci kepada perniagaan yang berjaya ialah komunikasi perniagaan yang tersusun dengan betul dengan pelanggan dan rakan kongsi anda. Untuk mencapai ini, beberapa nuansa mesti diambil kira.

• Anda mesti sentiasa mengawal keadaan. Paparan emosi dan perasaan tidak sesuai dalam persekitaran perniagaan. Perasaan takut dan tidak selamat boleh mengganggu dalam membuat keputusan, dan perasaan kasihan yang disebabkan oleh manipulasi lawan bicara boleh membawa kepada menandatangani kontrak yang tidak menguntungkan. Manifestasi inkontinensia dan pencerobohan semasa jenis komunikasi dialog, seperti perbincangan, tidak boleh diterima. Dengan pasangan yang tidak seimbang dan sentiasa ragu-ragu, hampir tidak ada yang mahu berurusan.
• Keupayaan untuk menjangka kehendak pelanggan - satu lagi komponen penting dalam pengurusan perniagaan yang berjaya, kerana dalam mana-mana perniagaan semua aktiviti syarikat bertujuan untuk memenuhi keperluan pelanggan. Perhatian dan kesopanan, perkhidmatan kelas atas akan membuatkan pelanggan kembali semula.
• Perancangan dan keupayaan untuk membezakan yang utama dari yang sekunder. Dalam sebarang rundingan, adalah penting untuk bercakap secara ringkas dan jelas, tanpa mendalami butiran pelan kedua. Orang perniagaan biasanya mempunyai masa yang terhad, jadi anda tidak sepatutnya menyediakan monolog yang panjang untuk mesyuarat penting.
• Hubungan perniagaan tidak boleh mengganggu hubungan peribadi. Walaupun seseorang itu tidak disukai, ini tidak bermakna dia tidak boleh berguna dalam erti kata perniagaan. Manifestasi sikap baik hati dan menyokong, minat yang ikhlas dalam hujah lawan bicara akan membolehkan pertemuan yang produktif.
• Kejujuran dan ketelusan niat. Semasa rundingan, anda perlu berkelakuan ikhlas, mengesahkan kata-kata anda dengan fakta dan statistik. Lagipun, sebarang tindakan tidak jujur ​​demi perjanjian yang menguntungkan boleh menjejaskan kepercayaan pasangan secara kekal dan merosakkan reputasi.
• Pengetahuan tentang asas-asas etika perniagaan.

Video di bawah menerangkan 5 peraturan asas komunikasi perniagaan.