Pengurusan Masa: Definisi, Teknik dan Pembelajaran

Sama sekali tidak perlu memiliki mesin masa untuk mengurus masa anda dengan betul, tetapi anda perlu mengetahui peraturan pengagihan daya mengikut saat. Terutama bagi mereka yang perkataan "masa adalah wang" bukanlah frasa kosong, tetapi moto kehidupan. Jika anda salah seorang daripada mereka, maka adalah penting untuk anda menguasai sekurang-kurangnya kemahiran asas pengurusan masa.

Pengurusan masa secara literal diterjemahkan daripada bahasa Inggeris ialah "pengurusan masa". Ini tidak bermakna, setelah menguasai seni sedemikian, anda akan dapat bergerak ke masa lalu atau masa depan. Fungsi utama pengurusan masa adalah untuk menjadikan setiap minit dalam hidup anda berkesan. Dan ia bukan sahaja mengenai kerja, ia adalah keseluruhan sistem yang menjumlahkan banyak elemen dalam kehidupan kita. Secara ringkasnya, pengurusan masa menentukan jadual kita untuk hari, minggu, bulan mahupun tahun.

Jangan anggap takrifan dan konsep ini hanya digunakan dalam perniagaan. Suri rumah juga selalunya tidak mempunyai masa yang cukup untuk menyelesaikan semua kerja rumah. Dan selalunya ini tidak berlaku sama sekali kerana mereka tidak mempunyai kekuatan yang cukup, mereka hanya tidak memperuntukkan masa dan usaha dengan betul.

Pertama sekali, pengurusan masa digunakan untuk meningkatkan kecekapan peribadi setiap pekerja individu di tempat kerjanya dan, sebagai hasilnya, untuk meningkatkan produktiviti seluruh organisasi, sama ada kilang alat mesin berteknologi tinggi atau salon kecantikan. Untuk memilih jenis pengurusan masa yang betul yang akan digunakan oleh individu ini atau itu, anda mesti terlebih dahulu mengkaji bukan sahaja matlamat dan objektif peribadinya, tetapi juga kualiti peribadi, segi empat sama matlamat dan juga bioritma.

Jika anda mengira semua sumber manusia dengan betul, maka mana-mana, walaupun pakar yang paling sibuk dan dalam permintaan akan sentiasa mempunyai masa yang cukup untuk bekerja dan berehat.

Prinsip asas kerja pengurusan masa adalah dengan betul mengagihkan beban pada diri sendiri dan masa. Ia adalah perlu untuk menyerlahkan tugas utama dan menyingkirkan "pemakan masa". Antara penyerapnya ialah komunikasi di Internet atau di pejabat yang tidak bermakna apa-apa kepada anda, menonton berita yang tidak perlu atau mel pengiklanan yang datang ke mel anda atau dalam bentuk SMS, banyak rehat asap atau rehat teh, dan sebagainya.

Sebelum anda membuat jadual anda dengan betul, anda perlu memberi keutamaan. Pengarang salah satu kaedah yang paling terkenal dan berkesan untuk ini ialah Presiden Amerika Syarikat ke-34, Dwight D. Eisenhower. Intinya adalah seperti berikut. Bahagikan semua aktiviti yang dirancang kepada 4 bahagian:

• mendesak dan penting;
• mendesak tetapi tidak penting;
• penting tetapi tidak mendesak;
• tidak mendesak dan tidak penting.

Mula-mula, mari kita asingkan gandum daripada sekam dan pilih apa yang sebenarnya kita perlukan. Adakah anda benar-benar perlu pergi ke kedai esok bersama rakan untuk membantunya memilih hadiah hari jadi untuk ibunya? Mungkin dia akan dengan tenang menghadapi misi ini sendiri? Anda akan menghabiskan masa ini untuk sesuatu yang benar-benar berbaloi dengan usaha anda. A ingat berapa jam yang anda habiskan untuk perbualan yang tidak bermakna dengan rakan yang sama di telefon, dan sekarang bayangkan berapa banyak yang boleh anda lakukan pada masa ini.

Berapa jam sehari anda luangkan untuk melihat foto orang yang anda kenali di rangkaian sosial? Tetapi ini bukan sahaja masa berharga anda, tetapi juga emosi yang boleh digunakan dengan lebih berkesan. Perkara yang sama berlaku untuk "duduk di luar" bermain permainan solitaire dan hiburan "menarik" lain.

Adalah mustahil untuk memahami keluasan dan untuk tidak tertekan tentang hakikat bahawa anda sentiasa tidak melakukan apa-apa, jangan naikkan bar pada mulanya. Sertakan dalam pelan dengan tepat seperti yang realistik untuk dilaksanakan dan sentiasa tinggalkan sedikit masa dalam simpanan, supaya apabila berhadapan dengan halangan yang tidak dijangka atau masalah mendesak, mempunyai masa untuk menghadapi kedua-duanya.

Sebelum memulakan tugas tertentu, tentukan matlamat yang anda kejar. Mengapa anda perlu mengelap desktop anda untuk kali kelima dalam seminggu? Adakah anda penyokong kebersihan yang sempurna? Adakah ini benar atau adakah anda hanya mahu mengalihkan perhatian anda dari perniagaan dengan kain lembap? Mengapa anda pergi untuk menuangkan teh untuk kali kesepuluh dalam sehari, adakah anda benar-benar mahu meminumnya, atau adakah ini terganggu daripada tugas utama anda?

Satu lagi nuansa yang perlu diambil kira untuk mencapai matlamat tepat pada masanya adalah untuk tidak melebihkannya. Fahami mengapa anda mengambil projek besar. Apa yang anda ingin capai - wang, kemasyhuran, penghormatan daripada rakan sekerja, atau kenaikan pangkat. Hanya dengan memahami apakah matlamat sebenar, anda boleh memotivasikan diri anda sepenuhnya dan sibuk dengan kerja tanpa terganggu oleh perkara luar.

Gunakan setiap kemenangan sebagai bahan bakar untuk perjalanan anda selanjutnya. Beri diri anda "gred" atau gantung "pingat". Jika anda menutup projek tepat pada masanya atau melakukannya lebih awal, jangan lakukan projek seterusnya dengan segera, nikmati saat "penamat", ingat perasaan ini, dan kemudian teruskan. Ingatlah untuk memberi ganjaran kepada diri sendiri untuk kerja yang dilakukan dengan baik.

Jangan ambil semua. Anda tidak mempunyai sepuluh tangan, dan anda hanya mempunyai satu kepala. Menangani beberapa perkara pada masa yang sama, anda menghadapi risiko untuk tidak menyelesaikan mana-mana daripadanya, sekurang-kurangnya anda tidak akan dapat melakukannya secara kualitatif. Ia seperti mempelajari puisi dan menyelesaikan masalah fizik pada masa yang sama. Itu, anda lihat, tidak realistik. Ia sama di tempat kerja.

Dan di sini dalam rumah tangga, untuk menjimatkan masa dan usaha, beberapa perkara boleh digabungkan. Lagipun, semasa kentang mendidih atau telur untuk salad menyejukkan, agak mungkin untuk mengelap habuk dari ambang tingkap atau mengosongkan lantai di dapur, sebagai contoh.

Jangan biarkan perniagaan anda berjalan lancar. Buat rancangan kerja harian. Sebaik-baiknya, ini perlu dilakukan pada malam sebelumnya. Apabila menjadualkan keesokan harinya, jangan lupa bahawa situasi force majeure mungkin timbul pada bila-bila masa. Anda perlu membawa ibu anda ke hospital atau menjemput anak anda dari sekolah awal. Sentiasa berikan diri anda masa untuk "kontingensi" ini. Jika anda tidak memerlukannya untuk keperluan ini, belanjakannya untuk aktiviti tambahan.

Satu lagi perkara penting. Pastikan anda mengambil sedikit masa untuk berehat. Rehat adalah penting. Jeda untuk senaman mudah, rehat makan tengah hari dan juga panggilan kepada kanak-kanak juga harus disertakan dalam jadual anda.

Di samping itu, anda perlu mengarangnya, mengambil kira bioritma mereka sendiri... Jika anda seorang yang pagi, maka tetapkan tugas yang paling sukar pada permulaan hari, dan biarkan separuh masa kedua untuk aktiviti yang memerlukan usaha fizikal, mental dan moral yang paling sedikit. Jika anda adalah "burung hantu", dan kepala anda mula bekerja lebih dekat dengan waktu makan tengah hari, maka pada waktu pagi lakukan tugas yang paling mudah, buat keputusan penting apabila badan anda dipenuhi dengan tenaga penting.

Perkataan "pelaburan" selalunya bermaksud pelaburan kewangan. Adakah anda akan melabur dalam sesuatu yang tidak akan membawa anda pendapatan? Tiada siapa yang akan memberikan satu ruble kepada loji itu, yang telah musnah semalam, kerana ini adalah pelaburan yang mati. Ia sama dengan masa. Berhenti meletakkannya di mana ia terbang keluar seperti paip. Satu lagi rancangan bual bicara dengan topik yang menarik telah dimulakan di TV, matikan skrin dengan segera. Tanya diri anda mengapa anda memerlukan maklumat ini? cuma? Jadi mengapa membuang masa berharga anda untuk ini?

Seorang kawan menelefon dan sekali lagi mula bercakap tentang suaminya yang bodoh? Tamatkan perbualan dengan cepat, dan nasihatkan rakan anda untuk menghubungi ahli psikologi atau mendaftar di tapak temu janji.

Jika anda mengikuti semua peraturan di atas, dan masih tidak mempunyai masa yang mencukupi, cuba salah satu teknik yang telah dibangunkan pada pelbagai masa oleh pakar pengurusan masa dan orang "rawak". Salah satu kaedah yang paling meluas di seluruh dunia ialah teknik "Tomato". Ia dicipta oleh seorang pelajar Itali biasa yang tidak pernah mempunyai masa untuk membuat persediaan untuk peperiksaan.

Suatu hari dia memutuskan untuk mengawal dirinya dan masanya. Untuk melakukan ini, saya menggunakan alat dapur yang paling biasa - pemasa dalam bentuk tomato (oleh itu nama teknologi mudah). Dia memulakan pemasa selama 25 minit dan selama ini dia hanya terlibat dalam pelajarannya. Bayangkan dia terkejut, kerana dengan segera dia mempunyai masa yang cukup untuk bersiap. Cuba lakukan perkara yang sama.

Mulakan pemasa (jam penggera) untuk masa tertentu, di mana hanya melaksanakan satu tugas tertentu. Sama ada panggilan telefon, mahupun pemberitahuan surat baharu melalui e-mel, atau apa-apa lagi tidak boleh mengalih perhatian anda daripada tugas ini. Tidak lama lagi anda akan merasakan bahawa anda bergerak ke arah matlamat anda dengan lebih pantas berbanding sebelum ini.

Rasa seperti pembuat keju menggunakan kaedah pengurusan masa popular lain yang dipanggil Keju Swiss. Ia digunakan sekiranya mereka tidak dapat mula melaksanakan projek besar dalam apa jua cara. Dalam kes ini, adalah dicadangkan untuk membentangkan projek ini dalam bentuk sekeping keju persegi dan mula membuat keju Swiss daripadanya dengan banyak lubang besar. Setiap lubang adalah tugas khusus yang mesti diselesaikan untuk mendapatkan hasil akhir.

Jika anda tidak tahu hujung mana untuk bermula, cuba "lubang" pertama yang terjumpa secara rawak. Buat usaha yang minimum dan kemudian semuanya akan berjalan seperti jam. Satu-satunya syarat ialah anda tidak berhenti dari apa yang anda mulakan. Biarkan apa yang telah dilakukan seolah-olah menjadi sebahagian kecil daripada apa yang dibayangkan, tetapi teruskan ke mana-mana peringkat, hanya setelah menentukan dengan tepat bahawa anda akan mengatasinya "dalam satu sesi." Jika tidak, bukannya banyak lubang dalam keju anda, anda akan mendapat satu lubang besar, serupa dengan jurang, di mana kedua-dua masa dan tenaga akan jatuh.

Patuhi peraturan tarikh akhir dengan tegas. Istilah itu datang kepada kami dari Amerika. Diterjemah secara literal, ia bermaksud "garis mati". Adalah dipercayai bahawa pada mulanya ini adalah nama barisan di penjara, persimpangan yang banduan itu segera dibunuh. Di tempat yang tidak begitu terpencil, kaedah sedemikian tidak digunakan untuk masa yang lama, tetapi dalam persekitaran perniagaan ia telah menjadi sangat meluas. Dalam dunia moden, tarikh akhir ialah garis dalam ruang masa yang tidak boleh dilalui dalam apa cara sekalipun.

Teknologi ini sangat popular di kalangan mereka yang bekerja dari jauh. Tiada siapa yang "memastikan" mereka, jadi anda perlu menetapkan rangka kerja untuk diri sendiri. Ia juga sering digunakan untuk orang dalam profesion kreatif - wartawan atau pencipta pengiklanan. Walau bagaimanapun, tarikh akhir juga mempunyai peringkat pertengahan - garis merah (diterjemahkan sebagai "garis merah"). Ini ialah tempoh apabila anda perlu menyerahkan kerja kasar - baki masa diperlukan untuk membetulkan ralat, semakan dan pindaan yang boleh dibuat oleh pelanggan.

Kadang-kadang kita tidak dapat menyelesaikan tugas itu hanya kerana ia kelihatan sangat menggembirakan bagi kita, seperti gajah. Untuk memudahkan diri sendiri, bahagikan volum besar kepada kepingan kecil. Mulakan dari kecil.

Sebagai contoh, anda perlu melakukan pembersihan am rumah desa atau mengubahsuainya. Kedua-duanya berbunyi mengancam. Dan jika anda memecahkan proses menjadi langkah-langkah kecil? Buat jadual di mana pembaikan akan berada di bahagian atas (pembersihan am), dan kemudian sub-item: tingkap, pintu, lantai, perabot, dan sebagainya. Setuju, dengan cara ini kerja tidak lagi kelihatan terlalu sukar. Oleh itu, jangan jadikan gajah daripada lalat.

Kaedah ilahi "Kairos". Orang Yunani kuno menganggap Kairos sebagai tuhan saat bahagia. Pakar dalam bidang pengurusan masa telah memutuskan bahawa orang moden sedang dalam perjalanan bersamanya. Intipati kaedah datang untuk tidak membuang masa yang berasingan pada apa yang boleh digabungkan dengan perkara lain. Sebagai contoh, anda perlu membeli hadiah untuk ibu anda pada 8 Mac. Tentukan di mana anda mahu melakukannya dan lihat jika anda mempunyai perniagaan lain di kawasan bandar ini dalam masa terdekat.

Anda mungkin boleh menggabungkan 3 atau 4 matlamat sekali gus di satu tempat (pergi ke bank untuk menambah akaun anda, membeli barangan baharu dan sebagainya). Begitu juga dengan mesyuarat perniagaan. Sebelum pergi ke rundingan, rumuskan semua soalan dan cadangan yang telah anda kumpulkan untuk lawan bicara. Ada kemungkinan bahawa panggilan telefon atau mesyuarat makan tengah hari sudah cukup untuk menyelesaikannya. Dan jangan lupa untuk melihat jika anda mempunyai perkara lain untuk dilakukan ke mana anda pergi.

Anda boleh mencuba semua petua yang telah kami berikan dalam artikel ini, tetapi latihan yang paling mudah harus diikuti terlebih dahulu. Contohnya, jadikan peraturan untuk tidak menyusun semula penggera sebaik sahaja ia berbunyi. Dalam 5 atau 10 minit anda tidak akan dapat tidur, tetapi anda mungkin terlambat untuk bekerja, selepas itu anda akan mengalami kekurangan masa sepanjang hari, dan anda tidak akan dapat melakukan segala-galanya.

Pada umumnya, tidak ada rahsia khusus dalam cara menjimatkan masa. Berikut adalah beberapa cadangan lagi.

• Gunakan kemahiran rakan sekerja atau ahli keluarga anda. Kongsi kerja anda dengan mereka - wakilkan kuasa. Penyelidik junior pasti akan gembira untuk membantu anda, dan suami (anak lelaki, anak perempuan) akan cukup menangani kerja rumah asas, seperti membuang sampah atau membeli roti.
• Jika anda memutuskan untuk menjadikan pengurusan masa sebagai gaya hidup, adalah lebih baik untuk menjalani latihan di seminar khas atau menjemput pakar dalam bidang ini kepada syarikat untuk mengoptimumkan aliran kerja.

Sebagai bonus untuk membaca artikel ini, berikut adalah satu lagi hack kehidupan untuk anda. Sekurang-kurangnya sekali sebulan, dan sebaik-baiknya setiap minggu, aturkan untuk diri sendiri "hari bersih", yang mesti anda habiskan tanpa telefon, berkomunikasi melalui e-mel atau dalam utusan segera. Ini adalah prestasi buruh dengan rehat pendek untuk rehat, di mana anda perlu "membersihkan" semua kes, jika tiba-tiba anda tidak mempunyai masa yang cukup untuk sesuatu dalam masa seminggu (sebulan).