Matriks Eisenhower - Menggunakan Masa yang Tepat

Dalam zaman kita yang serba pantas, nampaknya masa bukan sahaja berlalu, tetapi terbang dengan kelajuan pesawat supersonik. Dalam kitaran peristiwa dan hari sedemikian, sarat dengan banyak perbuatan dan rancangan, kita sering tidak dapat merealisasikan walaupun separuh daripada apa yang dirancang. Dan saya mahu berada dalam masa untuk segala-galanya. Cara menggunakan masa dengan betul menggunakan matriks Eisenhower, kami akan mempertimbangkan dengan lebih terperinci.

Masa adalah semua yang kita ada. Baik atau buruk kita menjalani kehidupan kita secara langsung bergantung pada bagaimana dan pada apa yang kita habiskan masa yang diperuntukkan kepada kita. Dan mereka yang bermimpi untuk dapat melakukan banyak perkara dalam perjalanan mereka, sebagai peraturan, belajar cara menguruskan masa mereka dengan berkesan. Pengurusan masa (time management) tidak lebih daripada perancangan. Ia adalah yang membantu untuk berhenti bimbang tentang perasaan pahit bahawa masa adalah singkat, bahawa ia sangat kekurangan dan kerana ini tidak ada masa untuk melakukan apa-apa.

Suatu ketika dahulu, pemimpin tentera dan politik Amerika yang terkenal, Dwight David Eisenhower, yang juga Presiden Amerika Syarikat, serius mencari penyelesaian kepada masalah perancangan yang berkesan. Dan dia berjaya mencari penyelesaian untuk masalah ini, malah dia sendiri yang menciptanya sistem pengurusan masa.

Kebetulan otak manusia lebih mudah dan lebih baik melihat maklumat berstruktur, iaitu, dibawa ke dalam sistem tertentu, dipecahkan ke dalam rak. Pada masa yang sama, adalah baik untuk menggambarkan rak ini, menjadikannya visual, sebagai contoh, dengan bantuan beberapa jenis rajah atau rajah.Prinsip pengagihan kes inilah yang mendasari matriks Eisenhower, yang merupakan salah satu kaedah utama teori pengurusan masa yang berkesan.

Visualisasi rancangan urusan dan tindakan menggunakan matriks adalah sangat mudah. Lukiskan segi empat sama di atas kertas, bahagikannya dengan dua garisan serenjang kepada empat jidar yang sama. Anda harus mendapatkan tingkap dengan kekisi dalam bentuk salib. Medan ini akan membahagikan urusan anda kepada 4 kumpulan, setiap satu bergantung pada tanda-tanda kepentingan / tidak penting dan segera / tidak mendesak. Medan yang terbentuk daripada persilangan garis dipanggil kuadran (konsep matematik) dan dilambangkan seperti berikut:

• Kuadran A (tugas penting dan mendesak);
• Kuadran B (tugas penting tetapi tidak mendesak);
• S kuadran (tidak penting, tetapi tugas mendesak);
• Kuadran D (tugas yang tidak penting dan tidak mendesak).

Matriks Eisenhower mempunyai kedua-dua kelebihan dan kekurangan. Mari kita huraikan kedua-duanya, dan mulakan dengan faedah.

• Walaupun namanya "matriks", yang membayangkan sesuatu yang kompleks, sistem ini sebenarnya sangat mudah untuk difahami dan digunakan tanpa sebarang kesulitan.
• Kes, matlamat dan objektif dibahagikan kepada 4 kategori sahaja, ini membantu untuk menavigasi dengan lebih baik di dalamnya.
• Pengagihan tugas mengikut kriteria kesegeraan dan kepentingan membolehkan anda menolak perkara yang tidak penting dan tidak penting ke latar belakang, dengan itu memberikan perkara penting dan mendesak ke hadapan. Ini adalah bagaimana analisis dan penapisan kes berlaku. Mereka yang tidak perlu menghabiskan masa sama sekali disingkirkan.
• Kelebihan utama adalah bahawa matriks memungkinkan untuk membuat perbelanjaan masa seefisien mungkin, yang seterusnya memungkinkan untuk menyelesaikan semuanya tepat pada masanya.

Terdapat juga kelemahan sistem ini.

• Matriks tidak berkesan dalam perancangan jangka panjang. Ia sesuai untuk melakukan urusan semasa atau yang dikira untuk masa terdekat.
• Apabila tiada matlamat harian, maka tidak perlu mengaplikasikan sistem sedemikian.
• Untuk menggunakan matriks dengan berkesan, anda perlu cepat dan tepat mengagihkan matlamat ke dalam kumpulan. Untuk melakukan ini, adalah perlu untuk memahami yang mana antara mereka boleh diberikan ijazah "penting", dan matlamat mana yang tidak begitu penting, yang mesti diselesaikan dengan segera, dan yang pilihan. Latihan sedemikian memerlukan masa, iaitu, matriks tidak mula "berfungsi" untuk anda serta-merta, tetapi ini adalah tolak.
• Dan, hasil daripada perenggan sebelumnya, mungkin terdapat ralat dengan ketepatan menetapkan kes kepada status tertentu.

Mari kita pertimbangkan setiap kuadran matriks dengan lebih terperinci.

Jika anda mahir dalam perancangan, maka kuadran A akan kosong. Jika terdapat kes di dalamnya, ini menunjukkan organisasi anda yang lemah. Anda mengakui pendidikan dalam hal ehwal pekerjaan tergesa-gesa dan sekatan. Sebab untuk gambar ini, sebagai peraturan, kemalasan.

Atau anda mungkin tersilap memberi keutamaan. Sudah tentu, kadang-kadang situasi seperti itu dibenarkan, tetapi apabila ini diperhatikan secara sistematik, maka hanya perlu bekerja pada disiplin diri peribadi. Untuk mengelakkan "menetap" trend dalam kuadran A, adalah perlu untuk menangani tugas-tugas yang dimasukkan dalam bidang yang tinggal tepat pada masanya.

Tetapi senarai tugasan kecil dalam kuadran A masih boleh dibuat. Ia boleh menjadi:

• masalah kesihatan;
• perbuatan, kegagalan yang boleh mencetuskan kemunculan masalah, memburukkan kualiti hidup, mengancam kesejahteraan dalam keluarga dan kerja;
• kes, kegagalan yang akan merumitkan jalan untuk mencapai matlamat utama atau membawa kepada kegagalan mereka;
• keluar dari pelbagai situasi kecemasan dan krisis.

Jika, walau bagaimanapun, anda mempunyai banyak mata dalam kuadran ini, maka buang semua usaha anda untuk menghapuskannya. Dan jangan lupa bahawa pemenuhan beberapa item dari senarai yang penting dan mendesak boleh diuruskan semula, diwakilkan kepada salah seorang yang dipercayai, tidak perlu memikul seluruh beban semua perkara hanya pada diri sendiri.Pendekatan ini akan membantu anda mengatasi kepenuhan kuadran A dengan lebih cepat.

Pemerhatian menunjukkan bahawa orang yang lebih suka menyelesaikan masalah dari kuadran B menjadi yang paling berjaya, mendaki tangga kerjaya dengan lebih cepat, paling kaya dari segi kewangan, tidak kekurangan masa, dan menjalani kehidupan yang harmoni dan memuaskan. Tugas yang tidak mendesak tergolong dalam kategori yang paling menjanjikan dan keutamaan, dan jika seseorang memberi perhatian utama kepada mereka, maka semuanya berjalan lancar untuknya.

Perlu diingat bahawa kekurangan segera dalam kumpulan B kadangkala membawa kepada kelewatan dalam pelaksanaan perkara yang digariskan, dan mereka berhijrah ke kumpulan A, di mana mereka sudah memerlukan respons yang cepat. Jika anda menyelesaikan tugas yang penting, tetapi tidak terlalu mendesak secara beransur-ansur dan kerap, maka proses ini akan menjadi tenang dan cekap. Anda perlu mendekati perniagaan jenis ini secara bertanggungjawab, dan kekurangan kesegeraan memungkinkan untuk mengawal sepenuhnya kemajuan kes itu, membawa semua butiran kepada ideal, dengan jelas memikirkan semua langkah, dengan itu akhirnya memperoleh hasil yang produktif.

Matriks Eisenhower terutamanya mengajar kita untuk memberi keutamaan dengan betul. Ini bermakna perkara yang paling penting dalam perancangan ialah keupayaan untuk membezakan perkara penting yang membawa anda kepada matlamat besar daripada yang menengah. Tugas-tugas yang perlu dimasukkan dalam kumpulan C tidak penting, pada dasarnya, ia mengganggu matlamat utama kes itu, mereka tidak menyumbang kepada kemajuan, tetapi, sebaliknya, hanya melambatkan proses pembangunan. Selalunya mereka mengganggu tumpuan untuk mencapai matlamat penting dan dengan itu mengurangkan keberkesanan masa lampau.

Jangan mengelirukan perkara-perkara segera dari bidang C, yang tidak penting, dengan perkara-perkara mendesak dari bidang A, yang hanya sangat penting. Ini, sebagai peraturan, membawa kepada fakta bahawa yang benar-benar penting kekal di latar belakang. Contoh nyata keadaan sedemikian boleh menjadi pertemuan yang dikenakan oleh seseorang dari luar, yang tidak diperlukan untuk anda, atau perbualan panjang kosong, pergi ke pesta dan perayaan, jemputan yang datang dari orang yang tidak menarik minat anda, beberapa kerja-kerja rumah, kerosakan peralatan rumah dan seumpamanya. Ya, ini mesti dilakukan dengan segera, tetapi penyelesaian tugas-tugas ini bukanlah satu keperluan penting, dan kegagalan mereka tidak memerlukan masalah.

Kelas dari kumpulan ini tidak memberi apa-apa, sebaliknya, mereka boleh membahayakan. Mereka harus cuba ditangguhkan sehingga kemudian, dan lebih baik untuk mengabaikannya sama sekali. Tetapi anda perlu mengetahui musuh dengan melihat - anda pastinya perlu membuat senarai "perosak" sedemikian di medan D, kerana ini adalah aktiviti yang "memakan" masa kita. Kes-kes inilah yang sangat menggoda dan menarik kepada ramai orang kerana kesederhanaan mereka dan berjanji untuk memberikan kelonggaran dan kesenangan, untuk menghabiskan masa dalam kebahagiaan yang manis.

Ciri-ciri "kes" sedemikian mewujudkan godaan besar untuk menanganinya sejak awal, dan biarkan, seperti yang mereka katakan, seluruh dunia akan menunggu. Ia boleh menjadi sangat sukar untuk keluar dari pusaran kes pseudo sedemikian, kerana ia benar-benar mengheret seseorang. Tetapi percubaan untuk memusnahkan tabiat terlibat dalam mereka tidak boleh ditinggalkan.

Aktiviti ini termasuk:

• perbualan tentang apa-apa, perbualan kosong, tidak bermakna (baik di telefon dan secara peribadi);
• sama seperti perbualan dari perenggan sebelumnya, surat-menyurat dalam utusan segera, rangkaian sosial, semua jenis sembang;
• menonton filem, bersiri, program TV yang tidak membawa beban semantik, mengalihkan perhatian daripada masalah serius dan kes yang menyebabkan pelbagai emosi negatif;
• komputer dan permainan lain (bukan pendidikan).

Rehat untuk badan dan jiwa sudah pasti diperlukan, tetapi terdapat banyak cara lain yang berguna untuk menjalankannya:

• membaca sastera berkualiti;
• lawatan ke pameran, teater dan muzium;
• permainan membangunkan kecerdasan;
• kelas di kolam renang, gim, lawatan ke gelanggang luncur, perjalanan ke luar bandar ke alam semula jadi, perjalanan, dsb.

Jika anda tidak dapat menghapuskan sepenuhnya aktiviti berbahaya dari kumpulan D dari hidup anda, maka anda perlu cuba sekurang-kurangnya menangguhkannya, beri perhatian kepada mereka hanya apabila perkara dari kumpulan A dan B selesai. Tetapi cuba kurangkan jumlah masa dibelanjakan untuk aktiviti "kosong" sebanyak mungkin ...

Terdapat kebarangkalian tinggi untuk mengaitkan kes itu kepada kumpulan yang tidak sesuai. Ini adalah masalah utama dalam membina hierarki keutamaan kami. Untuk menjadikannya lebih mudah untuk mengatasinya, anda perlu belajar bagaimana menjawab dua soalan menggunakan dua perkataan - "ya" atau "tidak". Contohnya: "Adakah melengkapkan kes ini membantu saya mendekati matlamat utama saya?" Jawapan "ya" bermakna kepentingan kes, jawapan "tidak" bermakna tidak penting.

"Jika saya tidak menyelesaikan masalah ini sekarang, adakah ia akan hilang relevannya esok?" Jawapan "ya" bermaksud mendesak perkara itu, jawapan "tidak" bukanlah mendesak. Setelah menentukan kategori untuk setiap pelajaran dengan cara ini, pertama sekali lakukan perkara dari kumpulan A, dan kemudian dari kumpulan B.

Masa terbaik untuk mencipta matriks adalah untuk memulakan hari baru. Fikirkan dengan teliti tentang tugasan yang menanti anda dalam masa terdekat dan tuliskannya dalam bentuk senarai biasa. Kemudian uji setiap satu dengan menggunakan soalan di atas dan letakkan di dalam kotak mengikut jawapan. Jangan lupa untuk menyebut perkara yang paling kecil dan paling tidak penting yang hanya membuang masa kita.

Jumlah tugasan ditentukan oleh anda sendiri. Setelah membahagikan kes ke dalam kategori yang sesuai, anda boleh menulis dalam buku nota atau membuat dalam penganjur telefon senarai mudah yang biasa dalam urutan menurun dengan segera dan penting, supaya yang pertama dalam senarai adalah kes dari kumpulan A, kedua dari B, ketiga daripada C, dan daripada D anda tidak perlu menuliskannya sama sekali. Ingat bahawa tugas daripada Kumpulan A dan C mesti diwakilkan kepada keluarga, rakan, rakan sekerja atau orang bawahan. Tetapi kumpulan B - ini adalah perkara yang penting untuk anda lakukan sendiri.

Sesiapa yang memerlukannya boleh menggunakan Matriks Eisenhower. Ia adalah baik kerana ia akan berguna kepada semua orang, tanpa mengira umur dan status sosial: ketua organisasi dan perusahaan, dan pekerja dan pekerja biasa, dan suri rumah, dan pelajar, dan kanak-kanak yang belajar di sekolah.

Mari kita lihat contoh tentang rupa rekod harian Eisenhower.

Sekumpulan perkara yang mendesak dan penting:

• memandu kereta ke stesen servis untuk pembaikan, kerana saya memerlukannya untuk kerja;
• mengemukakan laporan suku tahunan;
• menangani masalah dengan kad bank.

Sekumpulan perkara yang tidak mendesak, tetapi penting:

• membangunkan tema baharu dan menggariskan hala tuju utama projek baharu;
• berhenti merokok;
• belajar English;
• beli keahlian gim.

Sekumpulan perkara yang mendesak, tetapi tidak penting:

• pergi ke ulang tahun San Sanych dari jabatan undang-undang;
• mengucapkan tahniah kepada semua orang di rangkaian sosial pada hari pertama musim bunga.

Sekumpulan kes yang tidak mendesak dan tidak penting:

• membersihkan almari;
• buka benda pada mezanin;
• tonton siri ini;
• bermain dengan burung nuri.

Matriks Eisenhower boleh dibandingkan dengan sistem penulenan, penapis yang menyingkirkan perkara yang tidak perlu. Pada mulanya, anda mungkin perlu mengarangnya setiap hari, tetapi dengan pengumpulan pengalaman, anda akan mula merasakan pada tahap intuisi perniagaan mana yang tergolong dalam kategori mana. Dan sebaik sahaja sistem pengurusan masa sedemikian dikuasai, dan anda belajar menggunakannya dengan berkesan, serta mengagihkan kes ke dalam kuadran dengan betul, anda akan segera merasakan lonjakan kebebasan.Anda akan mula mempunyai masa untuk melakukan segala-galanya tepat pada masanya dan pada masa yang sama tidak tergesa-gesa, hidup anda akan kembali normal, matlamat yang kelihatan tidak dapat dicapai tiba-tiba mula dicapai. Dan anda akan dijamin dengan kehadiran keadaan yang sangat baik dan semangat yang tinggi, tenaga dan keceriaan.

Disiplin adalah asas kejayaan. Sudah tentu anda memberi perhatian kepada orang-orang seperti itu yang tidak mempunyai kualiti seperti itu, mereka berada dalam angin puyuh yang tidak berkesudahan "urusan" yang tidak berkesudahan, sepanjang masa melakukan sesuatu yang kosong, tidak bermakna, tetapi, menurut kenyataan mereka, adalah mustahil. Dan pandangan orang-orang ini sentiasa letih, letih, hilang, tidak gembira. Mereka sentiasa marah, cerewet dan resah.

Jika anda tidak mahu menjadi seperti itu dan tidak mahu hanya menimbulkan rasa simpati dan kasihan pada orang, maka anda mesti bertindak atas prinsip yang sebaliknya. Jika semuanya berlaku untuk mereka, dan anda mahukan hasil yang bertentangan, maka anda perlu bertindak dengan cara yang bertentangan. Iaitu: untuk mengatur disiplin, menguasai teknik-teknik penyusunan diri, mematuhi rancangan yang jelas, jadual dan rejim, memahami dengan jelas bila dan apa yang perlu dilakukan, dan yang paling penting, untuk apa semua ini, apakah matlamatnya. Dan matriks Eisenhower akan menjadi pembantu yang sangat baik untuk anda dalam perkara ini.

Lagipun, bukan tanpa alasan bahawa pengasasnya, yang namanya disandang, dapat membina kerjaya yang memeningkan dan menjadi salah seorang presiden yang paling terkenal dan disayangi rakyat Amerika, serta seorang pemimpin tentera yang sangat berjaya. Dan semua ini walaupun pada hakikatnya lelaki hebat ini dilahirkan dalam keluarga yang miskin. Anda boleh mengambil contoh daripada orang sedemikian dengan selamat dan menggunakan alatan yang mereka cipta.