Petua menulis resume setiausaha

Setiausaha syarikat mengambil tugas untuk mengatur aktiviti kolektif buruh dan, khususnya, ketua syarikat. Ini adalah pembantu kepada ketua syarikat, jadi terdapat syarat yang agak ketat untuk calon untuk kekosongan ini. Marilah kita membincangkan dengan lebih terperinci mengenai isu-isu merangka resume yang berjaya untuk jawatan setiausaha.

Kerja mana-mana setiausaha memerlukan kemahiran untuk cepat bertukar daripada satu jenis aktiviti kerja kepada yang lain. Orang ini melakukan pelbagai tugas, tetapi semuanya bertujuan untuk membantu ketua eksekutif syarikat dalam kerjanya, serta menjimatkan kerja dan masa peribadinya. Secara tradisinya, fungsi kerja pakar ini termasuk kerja pejabat, bekerja dengan telefon, pertukaran telefon mini automatik dan peralatan pejabat, pengagihan semula panggilan, serta menganjurkan mesyuarat, perjalanan perniagaan dan beberapa kerja lain.

• Penyambut tetamu bertanggungjawab untuk penerimaan awal pelanggan dan pelawat, komunikasi melalui telefon, menerima faks, serta sokongan perkhidmatan rundingan ketua.
• Tanggungjawab kerja pentadbir termasuk organisasi interaksi pekerja perusahaan yang paling berkesan, mengekalkan ketenteraman di ruang pejabat, menyelenggara peralatan pejabat, menyediakan pejabat syarikat dengan semua alat tulis dan barangan rumah yang diperlukan.
• Tugas seorang pembantu pengurus peribadi adalah berbeza sedikit. Pakar ini sentiasa mengetahui tentang acara yang akan datang.Di bahunya, penjadualan mesyuarat kerja ketua, pemenuhan tugas peribadinya dan banyak tugas lain, yang biasanya dirundingkan dalam setiap kes secara individu, jatuh ke bahunya.
• Kerani mahkamah biasanya dilampirkan kepada seorang hakim - pekerja ini mengambil bahagian dalam sesi mahkamah dan melakukan semua kerja dokumentari yang diperlukan. Setiausaha kehakiman terlibat dalam mengarkibkan dokumen, memindahkan bahan ke pejabat, menyimpan minit sidang mahkamah, serta menghantar saman. Keperluan untuk jawatan ini sangat tinggi: pekerja mesti mempunyai pendidikan undang-undang yang lebih tinggi dan pengalaman profesional sekurang-kurangnya 2 tahun.
• setiausaha akhbar menyelia isu pembentangan jenama, berinteraksi dengan media, menyusun pilihan berita yang berkaitan. Pembantu peribadi menerima semua surat-menyurat, menyediakan semua kertas perniagaan untuk orang pertama syarikat, mengumpul maklumat dalam satu atau lain cara yang berkaitan dengan membuat keputusan penting, dan juga melaksanakan perintah sekali daripada ketua.

Mana-mana resume terdiri daripada beberapa blok. Di bawah adalah cadangan tentang perkara yang perlu ditunjukkan dalam setiap daripada mereka untuk setiausaha masa depan.

Dalam versi lanjutan, senarai tugas kerja mana-mana setiausaha adalah seperti berikut:

• penerimaan surat dan permohonan masuk, pengagihan semula mereka, pemindahan kepada orang yang bertanggungjawab;
• penerimaan dokumentasi untuk ditandatangani oleh ketua;
• menjawab panggilan telefon masuk dan memajukannya;
• organisasi rundingan perniagaan untuk ketua;
• penyediaan rayuan, surat dan dokumen lain atas permintaan ketua;
• penyediaan mesyuarat dan mesyuarat kerja, mengumpul bahan yang diperlukan, memberitahu semua peserta acara tentang tempat dan masa mereka mengadakan, memuktamadkan minit mesyuarat;
• penyediaan perkhidmatan untuk menganjurkan mesyuarat tetamu ketua;
• kawalan ke atas pelaksanaan perintah pentadbiran oleh pekerja syarikat;
• menyediakan pentadbiran syarikat dengan bekalan pejabat, peralatan pejabat dan cara lain yang diperlukan untuk kerja, menyumbang kepada kelancaran kerja kakitangan;
• penerimaan pelawat;
• menyelenggara arkib syarikat;
• organisasi perjalanan perniagaan untuk orang pertama syarikat: membeli tiket, serta menempah bilik hotel;
• pelaksanaan perintah lain.

Calon yang berjaya untuk jawatan setiausaha mesti mempunyai kemahiran berikut, yang boleh ditunjukkan pada resume:

• kerja pejabat;
• menjalankan perbualan telefon;
• mesyuarat dan perundingan awal pelanggan;
• mengekalkan hayat pejabat;
• pemprosesan surat-menyurat;
• penganjuran acara dan mesyuarat perniagaan;
• pengurusan masa ketua;
• pengetahuan tentang peralatan pejabat dan program PC pejabat.

Kemahiran mana yang menjadi keutamaan bergantung kepada bidang aktiviti syarikat... Sebagai contoh, jika anda memerlukan setiausaha kepada pusat perubatan, maka anda tidak akan memerlukan pengetahuan mendalam tentang kerja pejabat dan aliran kerja, anda mungkin tidak memerlukan keupayaan untuk menyediakan dokumen untuk mendapatkan visa. Kedudukan ini memerlukan keupayaan untuk berkomunikasi dengan pelanggan, pengetahuan asas sains perubatan, keupayaan untuk berkomunikasi di telefon dalam jumlah yang besar.

Pencapaian profesional adalah penting bagi mana-mana majikan, antara yang paling penting biasanya perkara berikut:

• pengoptimuman aliran dokumen syarikat;
• mewujudkan iklim kerja yang optimum di pejabat;
• organisasi sistem interaksi antara jabatan;
• Sokongan perjalanan;
• penyelarasan aktiviti perkhidmatan kurier dan pembersihan.

Setiausaha yang cekap mesti mempunyai kualiti penting seperti:

• keterbukaan kepada komunikasi;
• tanggungjawab dan fokus pada keputusan;
• kedudukan hidup aktif;
• keupayaan untuk melaksanakan tugas dalam persekitaran multitasking;
• keupayaan untuk cepat beralih dari satu aktiviti ke aktiviti lain;
• kekurangan sebarang tabiat buruk;
• toleransi tekanan;
• ketepatan dan ketelitian;
• keinginan untuk membawa apa yang telah dimulakan kepada akhir;
• kesopanan;
• keupayaan untuk bekerja dengan maklumat peribadi;
• Bahasa lisan dan tulisan yang betul;
• pengetahuan yang baik tentang etika perniagaan;
• keupayaan untuk bertindak dalam pasukan.

Jika anda sudah bekerja sebagai setiausaha, maka tidak sukar untuk anda menerangkan pengalaman kerja anda. Ia akan menjadi lebih sukar bagi pemohon yang mencari kerja dalam kepakaran ini buat kali pertama. Walau bagaimanapun, kekurangan pengalaman bukanlah sebab untuk kecewa, anda sentiasa boleh menyerlahkan kemahiran utama yang anda miliki.

Sebagai contoh, anda boleh menentukan:

• kefasihan dalam bahasa Inggeris dan Sepanyol;
• memiliki semua program pejabat asas;
• pengetahuan tentang peralatan pejabat;
• Menaip sentuhan 10 jari (300 aksara seminit).

Untuk melayakkan diri menjawat jawatan penolong setiausaha di syarikat terkemuka, anda perlu memiliki pendidikan tinggi. Walau bagaimanapun, pelaksanaan tugas yang berkesan sering memerlukan kursus dan latihan tambahan dalam kerja pejabat, pengarkiban, serta latihan dalam bekerja dengan peralatan pejabat... Di pejabat yang lebih kecil, setiausaha sering menjalankan tugas sebagai peguam bersekutu atau menyimpan rekod perakaunan. Dalam kes ini, masing-masing, anda memerlukan pendidikan undang-undang atau ekonomi.

Mari kita fikirkan lebih lanjut mengenai apa yang tidak perlu ditunjukkan dalam resume.

• Hobi dan hobi... Anda tidak perlu menerangkan secara terperinci bagaimana anda suka menanam bunga / mengait / menyulam sekiranya aktiviti masa depan anda tiada kaitan dengan ini.
• Semua pengalaman kerja yang ada. Ramai orang memulakan kerjaya mereka dengan jawatan seperti jurujual, janitor atau tukang cuci. Jika anda telah bekerja selama lebih daripada 10 tahun, ia akan cukup untuk tinggal di 2-3 tempat dalam kepakaran yang sama.
• Setiausaha mesti mempunyai penampilan yang menyenangkan, jadi dinasihatkan untuk melampirkan gambar pada resume. Walau bagaimanapun, tiada nada seksual dibenarkan di sini - hadkan diri anda kepada foto ID yang ketat. Imej dalam pakaian renang atau di restoran mungkin tersalah pengeluaran semula.

Surat lamaran adalah pilihan, tetapi ia akan memberi kesan yang baik kepada bakal majikan. Ia tidak berbaloi untuk mengulangi semua yang tertulis dalam resume itu sendiri. Di sini anda perlu menunjukkan minat anda dalam kekosongan itu dan secara ringkas menekankan kehadiran kemahiran dan kecekapan asasuntuk membantu anda memenuhi tugas profesional anda.

Di penghujung surat, terima kasih atas minat anda dan menyatakan harapan ikhlas anda untuk maklum balas.

Kesimpulannya, kami membentangkan template resume yang telah siap untuk jawatan setiausaha.

Ivanova Olga Ivanovna

dan lain-lain .: 10.01.1985

tempat tinggal: Rostov

perusuh. telefon: +7 (***) **-**-***

e-mel: ***@***. **

Matlamat: jawatan setiausaha peribadi ketua

Pendidikan

Institut Ekonomi Rostov

Fakulti sosio-ekonomi

BC "Pendidikan Profesional", seminar "Asas urusan kesetiausahaan"

pengalaman kerja

01.2013 - "Rumah Perdagangan" JSC masa kini

jawatan: setiausaha

tanggungjawab:

• merancang jadual kerja pengarah;
• kerja pejabat;
• mengekalkan kehidupan pejabat yang tidak terganggu.

09.2008 - 12.2012 OJSC "Medcenter Plus"

jawatan: penyambut tetamu

tanggungjawab:

• penerimaan dan pengagihan semula panggilan telefon;
• bekerja dengan surat-menyurat;
• bertemu pelawat;
• perundingan awal pelanggan.

Kemahiran:

• pengalaman dalam kerja pejabat;
• pengetahuan tentang program komputer pejabat;
• ucapan yang betul dari segi tatabahasa;
• berkenalan dengan peralatan pejabat.