Siapa penolong setiausaha dan apa yang dia lakukan?

Jawatan setiausaha telah lama menjadi yang paling diidamkan oleh kebanyakan wanita. Sebelum ini, sebagai peraturan, praktikalnya tiada apa yang diperlukan daripada pekerja sedemikian, kecuali penampilan yang menarik. Walau bagaimanapun, kini segala-galanya telah berubah, kadang-kadang pekerja seperti itu adalah bahagian penting dalam pasukan dan mesti bersedia untuk melaksanakan banyak fungsi. Akibatnya, dia sering sangat sibuk dengan kerja. Baca tentang apa tanggungjawab ini, apakah keperluan yang mesti dipenuhi untuk menerima tawaran kerja, baca dalam artikel ini.

Profesion setiausaha kembali ke zaman Rom Purba. "Setiausaha" adalah orang kepercayaan maharaja - lelaki yang mempunyai pengaruh politik yang besar. Profesion ini menerima permulaan baru semasa Perang Dunia Pertama, tetapi ia sudah bermakna melaksanakan tugas yang sama sekali berbeza. Sehingga kini, hanya gema maksud asal “setiausaha” yang masih kekal dalam bentuk jawatan seperti setiausaha agung dan setiausaha negara.

Pada masa kini, profesion pembantu setiausaha memerlukan prestasi kerja yang berkaitan dengan dokumen, organisasi kerja pejabat, pengurusan peralatan pejabat dan fungsi lain. Kemahiran komunikasi dan perhatian dianggap sebagai kemahiran penting bagi seorang penolong setiausaha. Awalan "rujukan" bermaksud bahawa pekerja akan berkomunikasi dengan bos tentang pelbagai urusan kerja. Jelas sekali persaingan di kalangan mereka yang ingin menjawat jawatan ini adalah tinggi, terutamanya dalam firma atau syarikat besar. Kekhususan kemahiran yang mesti dimiliki oleh setiausaha kadangkala bergantung pada bidang aktiviti firma.Ringkasnya, dalam firma pemasaran teknologi, setiausaha perlu mengetahui selok-belok rundingan perniagaan. Walau bagaimanapun, ini sama sekali tidak perlu, bagi setiap syarikat semuanya adalah individu.

Syarikat perekrut besar berpendapat bahawa jawatan ini, bersama-sama dengan jawatan pemandu dan pekerjaan lain yang serupa, melibatkan banyak kerja lebih masa. Mereka yang berada dalam jawatan ini terpaksa menyesuaikan diri dengan jadual pegawai atasan mereka dan bersedia untuk bekerja hampir 24/7. Pada masa kini, "setiausaha maya" semakin popular, yang melaksanakan kebanyakan tugas setiausaha biasa bagi syarikat-syarikat yang tidak berpeluang menyewa pejabat atau hanya tidak melakukannya kerana penjimatan kos. Secara berasingan, perlu diperhatikan kepentingan penampilan setiausaha. Setiausaha harus berpakaian dalam gaya perniagaan, elakkan solekan dan gaya rambut yang terang, flamboyan dan tidak sesuai.

Dokumen ini mengandungi semua tanggungjawab yang berkaitan dengan aktiviti pekerja. Juga, huraian kerja mengandungi hak pekerja dan penerangan tentang keperluan untuknya. Dokumen ini mengandungi maklumat tentang siapa yang perlu menggantikan pekerja semasa ketiadaannya. Ia juga perlu diperhatikan fakta bahawa, jika perlu, huraian kerja boleh disemak dan diubah. Ini boleh berlaku dalam kes berikut.

• Menukar tugas penolong setiausaha.
• Kemunculan perubahan dalam dokumentasi organisasi.
• Kemunculan perubahan dalam struktur organisasi.

Di bawah adalah tanggungjawab utama penolong setiausaha.

• Selalunya, orang dalam jawatan ini bertanggungjawab untuk menyediakan pejabat dengan bekalan pejabat. Dia juga harus memesan barangan runcit jika perlu. Tanggungjawab langsung setiausaha adalah untuk memesan penyejuk air dan memantau kepenuhannya.
• Penolong setiausaha mesti menerima panggilan untuk pengurus dan membuat mereka "disaring".
• Dia juga mesti mengatur prosedur untuk menerima pelawat.
• Orang dalam jawatan ini melaporkan terus kepada CEO syarikat. Oleh itu, kebanyakan tugas yang dilaksanakan akan berkaitan dengan permintaan dan perintahnya.
• Senarai tanggungjawab juga termasuk penerimaan dan penghantaran surat-menyurat yang diterima dan dihantar, penyediaan sebarang dokumen yang diperlukan atas permintaan pengarah besar, kawalan dokumen yang perlu ditandatangani oleh pengarah.
• Setiausaha juga memindahkan maklumat yang diperlukan daripada pengarah kepada pekerja dan sebaliknya, memanggil pekerja kepada pengarah mengikut keperluan.
• Pekerja ini juga kerap berinteraksi dengan bahagian pentadbiran. Kadang-kadang dia boleh berkoordinasi dengan pekerja jabatan ini mengenai penyediaan bekalan dan peralatan pejabat. Tidak seperti perkara pertama yang diterangkan di atas, perkara ini tidak selalu dinyatakan dalam huraian kerja penolong setiausaha.
• Setiausaha mesti menempah tiket kapal terbang dan menempah bilik hotel sekiranya pengarah atau pekerja lain pergi dalam perjalanan perniagaan.
• Dalam sesetengah organisasi, setiausaha dikehendaki memberitahu pihak pengurusan dan/atau pekerja lain tentang perayaan yang akan datang, hari lahir pekerja dan cuti. Kadang-kadang ini dilakukan oleh pakar HR.
• Setiap hari setiausaha mesti menyediakan pejabat pengarah untuk permulaan hari baru - menghidupkan lampu, peralatan pejabat (pencetak, komputer, dan sebagainya), menyediakan dokumen yang diperlukan.

Penolong setiausaha mesti bertanggungjawab terhadap aliran dokumen dan tidak mempunyai hak untuk mendedahkan maklumat sulit. Pekerja sedemikian bertanggungjawab untuk keselamatan dokumen dan penyerahan tepat pada masanya kepada pihak berkuasa. Setiausaha bertanggungjawab atas kegagalan memenuhi tugas yang ditetapkan dalam huraian kerja, iaitu kegagalan untuk memenuhi fungsi tugasnya, termasuk pelanggaran seperti lewat. Seseorang pekerja mungkin menghadapi masalah jika dia cuai dalam bekerja dengan dokumentasi.

Tanggungjawab ditanggung untuk pendedahan maklumat sulit yang tergolong dalam kategori "rahsia komersial". Seseorang pekerja dilarang daripada merosakkan inventori, khususnya, perabot yang diberikan kepadanya atau kepunyaan syarikat. Setiausaha bertanggungjawab melayan pekerja secara tidak sopan atau kasar. Oleh kerana dia berkomunikasi dengan semua pekerja lain hampir setiap hari, setiausaha itu sepatutnya tidak berkonflik dan diplomatik.

Pertama sekali, penolong setiausaha mempunyai hak untuk meminta pelbagai dokumen yang dia perlukan untuk bekerja daripada pelbagai pekerja. Setiausaha boleh mengedarkan panggilan telefon yang diterima bergantung pada kepentingan mereka mengikut budi bicaranya. Perkara yang sama berlaku untuk prosedur untuk menerima pelawat di penerimaan tetamu. Beliau juga boleh menuntut penjelasan daripada pekerja sekiranya berlaku perlanggaran disiplin. Penolong setiausaha juga mempunyai akses kepada dokumen yang diklasifikasikan sebagai "sulit".

Hanya Ketua Pegawai Eksekutif boleh memecat atau mengambil pekerja sedemikian, dan bukan ketua jabatan atau jabatan, seperti dalam kes lain. Begitu juga dengan pemberian teguran. Setiausaha boleh membuat cadangan kepada pihak pengurusan untuk menambah baik pengurusan dokumen atau amalan pengurusan. Ia juga boleh mengoptimumkan beberapa aliran kerja. Seperti mana-mana pekerja lain, dia mempunyai hak untuk menuntut penciptaan keadaan kerja yang selesa dan mungkin secara lisan meminta penjelasan daripada pekerja yang melanggar disiplin buruh.

Sebagai peraturan, kerja setiausaha dinilai berdasarkan ketekunan dan kecekapannya. Oleh itu, kemahiran lain adalah menengah. Pekerja mesti dapat berkomunikasi dengan orang ramai, berunding, mempunyai ucapan yang disampaikan dengan baik. Mesti boleh menyelesaikan pelbagai isu organisasi, menggunakan program pejabat Microsoft - Excel, Power Point, Word dan lain-lain.

Tidak ada syarat ketat untuk pendidikan, serta untuk kepakaran yang diterima. Walau bagaimanapun, mesti ada pendidikan, walaupun menengah khusus. Graduan undang-undang diutamakan kerana kebanyakan kerja mereka berkaitan dengan penyimpanan rekod. Pengalaman kerja sekurang-kurangnya 1 tahun adalah wajar. Alternatif kepada pengalaman kerja mungkin mengambil kursus latihan kesetiausahaan.

Dalam syarikat asing, pekerja masa depan mungkin dikehendaki mengetahui bahasa asing tertentu. Setiausaha harus dapat meluahkan fikiran, menulis dan mengarang dokumen dengan betul tanpa kesalahan tatabahasa.

Permintaan untuk profesion ini sangat besar. Sebagai peraturan, aktiviti sedemikian paling sesuai untuk profesional muda yang baru menamatkan pengajian dari institusi pendidikan. Aktiviti ini adalah peluang yang baik untuk mengetahui struktur kerja syarikat. Adalah dipercayai bahawa dalam kedudukan ini anda boleh memperoleh kemahiran yang baik dari pengurus yang baik masa depan. Memandangkan penolong setiausaha menjalankan pelbagai tugas, dia adalah pekerja yang penting dan perlu walaupun untuk syarikat yang paling kecil.