Setiausaha-jurutaip profesion

Mesin taip hilang daripada digunakan dan pergi ke muzium, tetapi keperluan untuk seseorang yang mengumpul dokumen, meletakkannya dalam folder yang betul, bertemu pelawat dan menjawab panggilan telefon tidak ke mana-mana. Dalam artikel itu kami akan memberitahu anda tentang profesion "setiausaha-jurutaip" di dunia moden - ciri-cirinya, keperluannya dan di mana pakar sedemikian diperlukan hari ini.

Setiausaha jurutaip adalah salah satu jawatan setiausaha muda. Walaupun hari ini pakar ini tidak lagi bekerja pada mesin taip, tetapi pada komputer, nama itu dikekalkan bukan sahaja oleh tradisi, tetapi juga untuk menekankan sifat prestasi kerja. (berbeza dengan jawatan pentadbiran dan kesetiausahaan pangkat yang lebih tinggi - penolong pengurus, penolong setiausaha, kerani, pengurus pejabat).

Maklumat mengenai profesion, tugas yang dilaksanakan terkandung dalam dua dokumen:

• "Buku rujukan kelayakan bersatu jawatan pengurus, pakar dan pekerja lain" - disingkatkan sebagai EKS (sebelum ini dipanggil ETKS);
• standard profesional "Pakar dalam pengurusan organisasi dan dokumentari organisasi."

Keutamaan untuk permohonan adalah standard profesional. Ia disesuaikan dengan spesifikasi pasaran moden, mengandungi penerangan yang lebih lengkap dan terperinci tentang fungsi buruh.

Piawaian profesional mengklasifikasikan jawatan setiausaha-jurutaip ke tahap kelayakan ke-3 - iaitu, tugasnya melibatkan kawalan kerja oleh pakar kanan, sekurang-kurangnya keputusan bebas dan fungsi pengurusan.

Tugas utama jurutaip setiausaha adalah satu set teks dan dokumen, pengeluaran semula dan sistematisasi maklumat mengikut templat (mengimbas, menyalin, menaip semula dokumen, mengisi borang standard, menyusun surat-menyurat, mendaftar dokumen masuk dan keluar).

Seperti mana-mana profesion, profesion setiausaha jurutaip mempunyai ciri-ciri tersendiri:

• kerja itu dicirikan oleh sifat yang agak tertekan, manakala pekerja mesti dapat melakukan kerja menaip yang membosankan, dan berkomunikasi dengan orang ramai, menjadi wajah dan suara syarikat.
• tidak ada senarai tugas yang tegar - setiausaha menjalankan pelbagai perintah ketua;
• jawatan ini adalah permulaan yang sangat baik untuk kerjaya dan peluang untuk menimba pengalaman berguna untuk pengurus masa depan;
• kerja itu dianggap wanita (ini juga tercermin dalam tajuk), walaupun setiausaha lelaki tidak kurang permintaannya;
• kemahiran utama adalah untuk membina hubungan dengan pasukan dengan betul, dan tidak sama sekali kelajuan menaip.

Berdasarkan keperluan umum standard profesional, penerangan kerja dalaman dibangunkan di setiap organisasi - dokumen utama yang mengawal selia hak dan kewajipan pekerja.

Dalam dokumen ini senarai fungsi yang dilakukan oleh pekerja dalam organisasi tertentu ditentukan. Dalam arahan biasa, kefungsian hanya boleh mengulangi peruntukan standard yang sepadan (sebelum ini bahagian "Tanggungjawab" selalunya disalin sepenuhnya daripada CEN). Biasanya, arahan mempunyai perkara berikut:

• mencetak pelbagai bahan mengikut arah kepala;
• menganjurkan perbualan telefon ketua.

Jika perlu, item boleh ditentukan, dinyatakan, dan skop tanggungjawab boleh diperluas atau disempitkan berbanding dengan standard, jika spesifik organisasi memerlukannya. Sebagai contoh, untuk setiausaha-jurutaip di sekolah, mata boleh ditunjukkan bahawa dia menganjurkan pengeluaran sijil mengesahkan kerja atau belajar di sekolah, menyimpan daftar pelajar. Dan dalam syarikat komersial, ini mungkin peruntukan untuk menyimpan log perjalanan kurier dan mengeluarkan sijil yang berkaitan.

Piawaian profesional menetapkan keperluan minimum untuk pelantikan setiausaha jurutaip - untuk ini, pendidikan menengah yang lengkap sudah mencukupi.

Kursus khusus akan menjadi kelebihan tambahan. Selain itu, CEN, mahupun piawaian profesional dalam apa jua cara tidak mengehadkan keperluan untuk sijil tamat kursus tersebut. Oleh itu, anda boleh memilih mana-mana program latihan untuk setiausaha daripada senarai besar cadangan daripada pusat latihan awam dan swasta.

Walaupun setiausaha jurutaip tidak memerlukan latar belakang pendidikan dan pengetahuan akademik yang serius, dia memerlukan satu set besar kemahiran praktikal:

• kemahiran komputer yang yakin, pengetahuan tentang program pejabat, keupayaan untuk bekerja dengan peralatan pejabat, celik huruf, kelajuan menaip pantas;
• keupayaan untuk bekerja dengan dokumentasi dalam rangka kecekapan mereka - untuk mengetahui peraturan untuk membuat dokumen standard, surat perkhidmatan, peraturan untuk menyusun dan mendaftar surat-menyurat dan dokumen lain;
• membangunkan kemahiran komunikasi, keupayaan untuk membina hubungan dengan rakan kongsi, pelanggan, pekerja, pengetahuan tentang etika dan etika komunikasi perniagaan, peraturan untuk bekerja dengan data sulit dan proprietari;
• pengetahuan tentang peraturan yang mengawal kerja.

Seorang pakar mesti mempunyai bukan sahaja kemahiran profesional, tetapi juga kualiti peribadi tertentu: dia mesti yakin, sopan, emosi yang stabil, dapat mengemudi situasi dengan cepat, menyelesaikan konflik, bekerja dalam mod multitasking dan dalam mod kerja rutin, mempunyai organisasi diri yang tinggi, perhatian, tanggungjawab.

Sebelum ini, setiausaha jurutaip bekerja di biro mesin. Hari ini kerja pakar ini paling diminati dalam organisasi berikut:

• di negeri, struktur pentadbiran;
• di institusi pendidikan (sekolah, kolej, universiti);
• dalam firma guaman, peguam swasta, notari;
• dalam arkib.

Juga, jawatan kosong boleh dibuka di mana-mana organisasi lain. Pada masa yang sama, dalam syarikat swasta, jawatan itu boleh dipanggil bukan sahaja sebagai setiausaha-jurutaip, tetapi juga setiausaha-pentadbir, setiausaha di resepsi, setiausaha.