setiausaha profesion

Di pejabat hampir mana-mana syarikat moden, setiausaha menduduki tempat yang istimewa. Ini adalah pakar yang membantu memastikan organisasi teratur dan berjalan. Malah, ia adalah perantara antara pengurus, pekerja, rakan kongsi dan pelanggan. Sebagai peraturan, mendapatkan jawatan ini tidak sukar - pendidikan tinggi dan pengalaman kerja yang luas tidak selalu diperlukan. Dan anda boleh membina kerjaya yang baik dan menarik pada masa hadapan jika anda melaksanakan tugas anda dengan cekap dan bertanggungjawab.

Profesion setiausaha telah disebut sejak zaman Rom Purba. Menurut ahli sejarah, pekerja seperti itu diupah oleh patrician dan warga negara yang mulia atau kaya raya. Lelaki dari kelas bawahan yang mempunyai pendidikan yang baik telah diambil bekerja sebagai setiausaha. Pada masa itu, tugas pekerja tersebut termasuk kerja pejabat, surat menyurat dan selalunya kewangan dan juga rahsia majikan.

Di Rusia, jawatan setiausaha muncul pada tahun 1720 terima kasih kepada Peter I. Keperluan ketat telah dikenakan ke atas profesion - pendidikan, pengetahuan undang-undang yang baik, pemahaman tentang semua kehalusan dan kekhususan. Jawatan setiausaha peribadi telah diminati sejak 1840 - ramai pengurus pelbagai perusahaan sering memerlukan pembantu peribadi.

Profesion moden setiausaha selalunya merupakan penerimaan dan kerja organisasi di pejabat - membantu bukan sahaja pengurus, tetapi rakan sekerja dan pelawat.Hari ini, setiausaha dianggap sebagai wajah syarikat, dan dengan penampilannya, pelawat menilai kemantapan keseluruhan perusahaan. Pada masa kini, profesion ini dianggap kebanyakannya wanita kerana kekhususannya. Semasa perkembangan profesion, beberapa arah sekretariat telah dibentuk, bergantung kepada pengkhususan.

• Setiausaha pejabat (pengurus pejabat). Tanggungjawab adalah pengagihan panggilan telefon, bertemu tetamu, memenuhi arahan daripada pihak pengurusan dan memastikan kestabilan pejabat berfungsi (tempahan alat tulis, air, dll.). Untuk mendapatkan jawatan, seseorang pekerja tidak memerlukan pendidikan khas. Dalam tangga kerjaya, jawatan ini selalunya menjadi posisi permulaan.

• Penolong Setiausaha. Jawatannya sama seperti pengurus pejabat, tetapi lebih bertanggungjawab dan kompleks. Di sini, tanggungjawab akan menjadi penyediaan penyelesaian reka bentuk, menyunting dokumen, mendraf teks untuk ucapan ketua di pelbagai acara, serta mengawal separa kerja pekerja organisasi. Mendapatkan jawatan sedemikian memerlukan pendidikan khas (kursus, pusat latihan).

• Pembantu peribadi kepada pengurus. Jawatan ini dianggap mulia. Pembantu sedemikian perlu membina hubungan dengan pihak pengurusan dan mewujudkan suasana amanah. Untuk melaksanakan tugas, anda memerlukan pengetahuan tentang spesifik profesion, asas kerja pejabat, rintangan tekanan dan keyakinan diri. Kerja biasanya terdiri daripada menyelesaikan masalah organisasi dan pentadbiran.

Sebagai tambahan kepada profesion ini, terdapat beberapa pengkhususan dengan kekhususan yang sempit.

• kerani. Seorang pekerja yang mengatur dokumentasi, membuat invois, mendaftar surat-menyurat masuk dan keluar, membentuk arkib.
• Setiausaha-penterjemah. Sebagai tambahan kepada tanggungjawab asas, tahap kemahiran bahasa asing yang tinggi akan diperlukan. Pekerja mengambil bahagian dalam rundingan dengan rakan kongsi asing.
• setiausaha kehakiman. Pekerja berkhidmat di mahkamah, memeriksa kehadiran orang di mesyuarat, menyimpan minit pendengaran, merangka tindakan kehakiman dan melaksanakan pelbagai perintah hakim.
• Setiausaha Teknikal. Untuk melaksanakan tugas, anda perlu mengetahui kaedah menaip "buta", menjawab panggilan telefon dan boleh bekerja dengan peralatan pejabat.

Ciri ciri tambahan profesion moden ialah:

• surat-menyurat perniagaan;
• kelajuan tinggi menaip kaedah "buta" - tanpa melihat papan kekunci dan menggunakan semua 10 jari;
• keupayaan untuk menggunakan pelbagai peralatan pejabat;
• keupayaan untuk mengatur dokumentasi (surat-menyurat, arkib).

Kelebihan profesion termasuk yang berikut:

• tiada aktiviti fizikal;
• terdapat peluang untuk memperoleh kemahiran komunikasi yang penting dan membuat sambungan yang berguna;
• tidak perlu mempunyai kepakaran untuk mendapatkan pekerjaan;
• bekerja dalam keadaan selesa;
• dalam beberapa kes, anda boleh menggunakan peralatan pejabat untuk tujuan peribadi (penyalin, imbasan);
• kadang-kadang boleh menggabungkan belajar dan kerja.

Seperti mana-mana profesion lain, jawatan setiausaha mempunyai kelemahannya:

• sentiasa berada di hadapan pihak pengurusan;
• penampilan tanpa cela harian (terutamanya penting dalam syarikat besar);
• tugas yang serupa dan kerja rutin (selalunya tipikal untuk organisasi kecil);
• kerja sering memberi tekanan;
• pemenuhan perintah peribadi pihak berkuasa yang tidak berkaitan dengan pekerjaan;
• jarang ada peluang untuk kesedaran diri;
• mod pengendalian mungkin tidak teratur.

Perspektif pembangunan untuk setiausaha sering dipersoalkan. Sesetengah pengurus tidak tergesa-gesa kehilangan pekerja yang baik dan memindahkannya ke jawatan lain.Yang lain memahami dan sering dinaikkan pangkat kepada pekerja yang bertanggungjawab, bekerja keras dan profesional.

Dokumen yang direka untuk mengawal hak dan kewajipan pekerja adalah huraian kerja, ia adalah sama penting untuk setiausaha dan untuk pengurusan. Ia mengandungi hak dan kewajipan kedua-dua pihak kepada perjanjian pekerjaan, yang memungkinkan untuk menggunakannya sebagai alat untuk penyelarasan proses pengeluaran yang berkesan.

Tiada satu bentuk arahan, jadi anda boleh mengarangnya menggunakan templat siap sedia, atau membangunkan dokumen anda sendiri. Apabila merangka dokumen itu, adalah penting untuk mengambil kira bahawa dalam setiap setiausaha syarikat melaksanakan fungsi yang berbeza, walaupun kerja asas yang sama.

Penerangan kerja hendaklah disediakan dengan mengambil kira standard profesional dan termasuk bahagian utama berikut.

• Peruntukan am.
• Fungsi.
• Tanggungjawab kerja.
• Hak.
• Satu tanggungjawab.

Sebagai tambahan kepada tanggungjawab utama, ia dibenarkan untuk memperkenalkan fungsi tambahan dalam huraian kerja, dengan mengambil kira pengkhususan. Jadi, arahan seorang kerani, setiausaha teknikal, tentera atau setiausaha saintifik akan mengandungi fungsi kesetiausahaan asas yang serupa, tetapi berbeza dalam tugas khusus yang perlu ditunjukkan dalam dokumen.

Dalam pengertian klasik, fungsi berikut boleh dikaitkan dengan tugas bersatu utama setiausaha:

• memastikan aktiviti pentadbiran ketua;
• menjalankan surat-menyurat perniagaan, termasuk panggilan dan e-mel;
• menerima dan mengedarkan semula surat-menyurat, menyediakan dan menghantar balasan kepada surat yang diterima;
• mengumpul dan memproses maklumat yang diperlukan untuk pengurus, menyediakan kerja pejabat;
• menerima dokumen daripada pekerja untuk pemindahan selanjutnya kepada pengurusan untuk tandatangan dan semakan;
• menyediakan mesyuarat, mesyuarat dan persidangan, menyimpan minit mereka;
• membeli alat tulis dan produk lain yang diperlukan untuk memastikan kelancaran fungsi pejabat;
• menyelesaikan tugas organisasi untuk penerimaan pekerja dan pelawat;
• melakukan kerja-kerja lain yang berkaitan dengan jawatan yang disandang.

Di samping itu, tugas boleh menjadi:

• kawalan ke atas pelaksanaan perintah dan perintah;
• mengimbas dan menyalin dokumentasi;
• pembatalan atau penangguhan tarikh akhir;
• tempahan tiket dan bilik hotel;
• penyediaan laporan perbelanjaan perjalanan;
• penyediaan minuman dan jamuan untuk tetamu.

Setiausaha di tempat kerja sering dan banyak yang perlu berkomunikasi dengan orang yang berbeza, jadi pakar yang baik mesti memenuhi keperluan berikut:

• kekemasan;
• ketepatan;
• kebajikan;
• budaya pertuturan;
• kemasyarakatan;
• kekurangan tabiat buruk.

Memandangkan setiausaha adalah "wajah" syarikat, penampilan pekerja yang menarik adalah kriteria penting. Adalah penting untuk diperhatikan di sini bahawa kita bercakap tentang rasa gaya dan kehadiran rasa, dan bukan tentang penampilan model. Wanita sering menjadi setiausaha kerana mereka dianggap lebih fleksibel, tahan tekanan dan mampu mewujudkan suasana selesa di pejabat.

Kekhususan kerja kesetiausahaan adalah untuk sentiasa membantu pengurus dalam menjalankan perniagaan. Atas sebab ini, kualiti profesional sedemikian sangat penting:

• tanggungjawab;
• ketepatan masa;
• perhatian;
• ketekunan;
• kebolehbelajaran;
• organisasi.

Untuk mendapatkan pekerjaan sebagai setiausaha, anda selalunya tidak memerlukan pendidikan tinggi; kursus khusus yang lengkap cukup sesuai. Pengetahuan yang diperolehi dalam bidang psikologi, bacaan pantas dan stenografi akan berguna. Pengetahuan asas tentang profesion setiausaha boleh diperolehi di kolej khusus. Latihan sedemikian tersedia untuk mereka yang lulus dari gred ke-9 atau ke-11 sekolah, dan akan mengambil masa 1-3 tahun, bergantung kepada pendidikan menengah sedia ada.

Sekiranya pilihan jatuh pada syarikat yang bereputasi, maka penting untuk mendapatkan pendidikan khusus. Sebagai contoh, di bawah Kementerian Luar Negeri Persekutuan Rusia terdapat pusat latihan yang melatih setiausaha. Pusat ini mengajar pelajar celik komputer, asas kerja pejabat, etika dan etika perniagaan, dan bahasa Inggeris. Memandangkan universiti tempatan tidak menawarkan latihan dalam kerja kesetiausahaan, calon yang mempunyai diploma dalam bidang filologi, komunikasi, psikologi dan bidang lain yang serupa mempunyai kelebihan. Sesetengah syarikat menyediakan latihan untuk calon yang mereka sedia ambil.

Anda boleh bekerja sebagai setiausaha dalam organisasi yang bereputasi, dalam perniagaan kecil dan dalam agensi kerajaan, contohnya, di sekolah atau universiti. Hari ini hampir setiap pemimpin memerlukan setiausaha atau pembantu. Kedudukan setiausaha diselubungi pelbagai mitos - ada yang bercakap tentang memulakan kerjaya yang menarik dalam profesion ini, sementara yang lain berpendapat bahawa hampir tidak ada kenaikan pangkat.

Malah, kemajuan kerjaya sebahagian besarnya bergantung pada kualiti peribadi. Inisiatif dan kerja keras akan membantu anda berpindah ke jawatan yang lebih tinggi dalam syarikat, contohnya, pertama sebagai penolong pengurus, dan kemudian menjadi pengurus. Perkembangan selanjutnya dalam syarikat akan berada di tangan pakar itu sendiri.

Pada permulaan kerjaya, sukar untuk mengira gaji yang tinggi. Majikan biasanya menawarkan pekerja tanpa pengalaman gaji 15,000-20,000 rubel. bergantung kepada kawasan kediaman. Di bandar besar, gaji biasanya lebih tinggi. Gaji purata pekerja berpengalaman ialah 30,000-45,000 rubel. merentasi Rusia. Pakar kelayakan yang lebih tinggi, sebagai contoh, pembantu peribadi kepada pengurus dan pembantu, memperoleh 60,000-80000 rubel.