Kehalusan komunikasi perniagaan melalui telefon

Seni komunikasi perniagaan adalah aspek penting dalam rundingan dan tidak kehilangan kaitannya selama bertahun-tahun. Keamatan komunikasi perniagaan melalui telefon semakin meningkat dari tahun ke tahun. Dan dengan perkembangan komunikasi mudah alih, ia menjadi salah satu cara komunikasi utama. Adalah penting untuk mengetahui selok-belok dan peraturan komunikasi perniagaan untuk mempraktikkan kemahiran perbualan telefon.

Telefon memainkan peranan penting dalam dunia moden, kerana ia membantu kita berkomunikasi dengan keluarga, rakan, rakan sekerja, pengurusan dan rakan kongsi perniagaan.

Oleh itu, semasa perbualan dengan kalangan orang tertentu, seseorang menggunakan kaedah komunikasi yang sesuai dan, sebagai contoh, tidak akan pernah melakukan dialog dengan bosnya, seperti dengan rakan rapat. Dalam keadaan ini, jenis komunikasi yang lebih formal digunakan.

Etika perniagaan juga harus digunakan oleh pekerja yang menjalankan tinjauan pendapat umum, menerima panggilan daripada pelanggan, atau menjalankan rundingan telefon. Selalunya, perbualan telefon yang berjaya menjadi kunci kepada hubungan perniagaan yang baik. Malah imej syarikat boleh bergantung sepenuhnya pada keupayaan pekerja untuk menjalankan dialog yang cekap melalui telefon.

Pada masa kini, kebanyakan panggilan dibuat melalui peranti mudah alih. Menggunakan alat komunikasi ini, anda mesti mengikuti beberapa peraturan.

• Sentiasa matikan telefon anda atau tetapkannya supaya bergetar semasa mesyuarat perniagaan dengan pelanggan, di panggung wayang atau di seminar.
• Peranti mudah alih lebih sensitif kepada bunyi daripada telefon talian tetap. Oleh itu, dalam keadaan di mana, berada di tempat awam, adalah perlu untuk menjalankan perbualan peribadi tanpa gangguan luar, anda hanya boleh bercakap dengan senyap, dan lawan bicara pasti akan mendengar anda.

• Jangan letakkan dering terlalu kuat pada telefon anda. Dia boleh menakutkan orang lain.
• Cuba pendekkan. Di hadapan pihak ketiga, perbualan tidak boleh bertahan lebih lama daripada 30 saat, jika tidak terdapat risiko kelihatan tidak sopan di hadapan seseorang. Jika terdapat alasan yang sah untuk perbualan telefon, sebagai contoh, penyakit saudara atau transaksi besar, maka mereka yang hadir harus dimaklumkan tentang situasi tersebut.
• Elakkan perbualan telefon semasa makan tengah hari perniagaan. Sekiranya terdapat keperluan mendesak untuk menjawab panggilan, maka anda harus meninggalkan meja dan bercakap di tempat yang kurang sesak.

Komunikasi telefon yang beretika adalah penting untuk operasi berkesan sesebuah syarikat. Budaya perbualan telefon adalah jenis komunikasi perniagaan yang istimewa. Pengetahuan tentang peraturan etika akan membantu mengukuhkan hubungan perniagaan dan meningkatkan keuntungan organisasi.

• Ia adalah perlu untuk menyambut orang yang perbualan telefon akan datang. Frasa yang paling sesuai untuk ini ialah frasa yang dikaitkan dengan masa hari ("Selamat pagi", "Selamat tengah hari" atau "Selamat petang").
• Semasa perbualan telefon perkhidmatan, adalah penting untuk memantau intonasi anda sendiri. Untuk tidak mengasingkan lawan bicara, anda perlu bercakap dengan sopan dan tenang, mengelakkan emosi yang tidak perlu.

• Selepas memberi salam, dicadangkan anda memperkenalkan diri dan menyatakan nama, gelaran dan organisasi anda.
• Jika anda menghubungi seseorang, maka ia sentiasa bernilai menjelaskan sama ada ia mudah untuk dia bercakap pada masa ini.
• Piawaian etika memerlukan anda mengangkat telefon selepas deringan kedua atau ketiga.
• Semasa perbualan, jangan merokok, makan atau minum.
• Jika pemanggil berminat dengan pekerja organisasi yang lain, maka perbualan mesti dialihkan kepadanya atau menghidupkan fungsi menunggu.
• Dalam situasi di mana anda membuat nombor yang salah, anda perlu meminta maaf kepada lawan bicara dan segera mengucapkan selamat tinggal tanpa bertanya soalan yang tidak perlu.
• Jangan sekali-kali menelefon awal pagi, semasa rehat makan tengah hari anda, atau sebelum penghujung hari anda.
• Setiausaha atau pembantu boleh membuat atau menjawab panggilan dan bukannya pengurus.

• Anda boleh menghubungi pasangan atau nombor peribadi pelanggan anda hanya dengan syarat dia sendiri memberi anda kenalannya. Tetapi pada hujung minggu dan hari cuti, panggilan sedemikian adalah dilarang.
• Ada kalanya perbualan tergendala kerana sambungan yang tidak baik. Dalam keadaan ini, orang yang menelefon dahulu harus menelefon semula.
• Jangan tarik perbualan. Perbualan yang panjang boleh menjadi membosankan dan menyakitkan hati. Jika komunikasi telah ditangguhkan, dan tujuan perbualan tidak tercapai, maka anda boleh menghubungi pelanggan semula pada hari berikutnya atau mengatur pertemuan peribadi.
• Selepas tamat perbualan, disyorkan untuk mengucapkan terima kasih kepada lawan bicara dan dengan sopan mengucapkan selamat tinggal kepadanya, setelah sebelumnya bertanya sama ada dia mempunyai sebarang soalan. Tindakan mudah ini akan melengkapkan perbualan dan menggalakkan kerjasama selanjutnya.

Anda harus bersedia dengan teliti untuk perbualan telefon dan melakukan beberapa tindakan tertentu. Mari kita lihat dengan lebih dekat perkara utama.

• Perlu menghubungi lawan bicara hanya selepas rancangan perbualan yang jelas telah disediakan. Untuk mengecualikan butiran kecil, anda boleh membuat lakaran grafik atau skematik.
• Tulis soalan penting yang perlu diingat untuk ditanya semasa anda berunding.
• Sediakan dokumen yang mungkin anda perlukan dalam proses komunikasi (surat-menyurat, laporan, kontrak).

• Terdahulu, ketahui daripada lawan bicara tempoh masa yang sesuai untuk membuat panggilan.
• Untuk merekod maklumat yang diterima, sediakan buku nota atau diari.
• Ketahui senarai umum orang yang akan mengambil bahagian dalam perbualan untuk memanggil mereka dengan nama dan patronimik.
• Sebelum mendail nombor, cuba menyesuaikan diri dengan suasana yang positif, maka keadaan emosi anda, tentu saja, akan menyebabkan pelupusan lawan bicara.
• Apabila membuat perbualan telefon, pertimbangkan keselamatan komunikasi di pejabat, kerana maklumat berharga boleh jatuh ke tangan pesaing.

Terdapat juga mata yang harus dihapuskan dan tidak dibenarkan dalam perbualan telefon yang akan datang.

• Tidak perlu membincangkan hal perniagaan dengan orang yang tidak dikenali atau rawak. Lebih baik buat temu janji sendiri.
• Tidak digalakkan untuk menuntut keputusan daripada orang yang tidak mempunyai kuasa untuk berbuat demikian atau berpendapat sebaliknya. Dia boleh memberikan persetujuannya melalui telefon, walaupun dia akan menentang keputusan ini.
• Anda tidak seharusnya menyuarakan permintaan jika anda tidak pasti bahawa lawan bicara bersetuju dengan anda dan ingin membantu.

Peranan telefon dalam komunikasi perniagaan adalah dua kali ganda. Selalunya ia mengalihkan perhatian daripada tugas mendesak yang dilakukan pada siang hari, tetapi pada masa yang sama mempercepatkan penyelesaian banyak tugas. Itulah sebabnya perlu mempelajari prinsip perbualan telefon yang menyumbang kepada penggunaannya yang lebih cekap.

Adalah sangat penting untuk menguasai teknik komunikasi perniagaan untuk pekerja, yang spesifik kerjanya adalah dalam perbualan telefon dengan bakal pelanggan. Banyak syarikat cuba menjalin hubungan dengan pemanggil dari perkataan pertama untuk menjadikannya pelanggan sebenar.

Firma bersaing menggunakan cara yang berbeza untuk menarik pelanggan. Peringkat penting dalam promosi perkhidmatan ialah jualan melalui telefon, dan oleh itu, pengurus mesti betul dan bijak menjalankan dialog dengan pelanggan, jika tidak, kontrak yang menguntungkan akan pergi ke pesaing.

Petua berikut boleh membantu anda berjaya dalam panggilan telefon perniagaan anda.

• Adalah disyorkan agar anda membuat panggilan kepada orang yang telah memberi anda sebarang perkhidmatan yang berguna. Ucapan terima kasih sangat penting untuk kerjasama di masa hadapan.
• Sentiasa tersenyum semasa menjalankan perbualan. Senyuman dan keyakinan anda pasti akan dirasai oleh pelanggan.
• Semasa proses rundingan, cuba ramalkan perjalanan perbualan lawan bicara.
• Jangan sekali-kali menggunakan kata-kata kotor atau bahasa sehari-hari. Ini bertentangan dengan budaya komunikasi.
• Gunakan ungkapan dan istilah yang akan difahami oleh pemanggil.
• Jangan tutup telefon bimbit dengan tangan anda semasa bercakap selari dengan seseorang. Oleh itu, rasa tidak hormat terhadap lawan bicara terserlah.
• Jelaskan kedudukan anda dengan yakin dan tepat, kerana ketepatan adalah budi bahasa raja.

• Adalah penting untuk berunding dengan cepat, menjawab soalan yang ditanya tanpa berlengah-lengah atau cadangan yang mengelirukan. Jeda boleh dibenarkan hanya apabila pakar sibuk mencari dokumentasi yang diperlukan untuk rundingan. Jika jeda berpanjangan, maka orang itu mempunyai hak untuk mengganggu komunikasi.
• Dalam detik telefon, komunikasi sebenar atau maya, anda mesti sangat sopan. Menjerit dan bercakap dengan suara yang kuat dianggap melanggar etika.
• Ucapkan selamat tinggal kepada lawan bicara dengan betul, kerana hujung perbualan yang mahir tidak kurang penting daripada bahagian utama dialog. Anda boleh memberi peluang kepada lawan bicara untuk menjadi yang pertama menutup telefon. Oleh itu, anda akan menamatkan perbualan pada panjang gelombang yang mesra.

Sudah tentu, anda perlu mempunyai diksi yang baik untuk berkomunikasi dengan jayanya melalui telefon.Untuk menjadikan ucapan anda lebih ekspresif dan suara anda menyenangkan, gunakan pelajaran dalam video berikut.