Pengurus pejabat: siapa dia dan apa yang dia lakukan?

Dalam perniagaan moden, tiada syarikat yang mempunyai pejabat boleh melakukannya tanpa kerja pengurus pejabat. Jawatan ini melibatkan mentadbir dan mengurus aliran kerja pejabat sesebuah organisasi.

Pada asasnya, pengurus pejabat adalah pautan bermaklumat dan terkemuka itu di mana semua momen kerja syarikat berkumpul dan diselesaikan. Dia berinteraksi antara ketua dan orang bawahan, memaklumkan pekerja biasa tentang dokumen yang ditandatangani oleh ketua, berinteraksi dengan pelanggan syarikat, memantau surat-menyurat, memantau prestasi syarikat dan menyediakan pejabat dengan pejabat, menjalankan arahan langsung daripada pengarah dan timbalannya .

Pengurus pejabat ialah pekerja yang menyediakan seluruh pejabat dengan aliran kerja yang lengkap. Penerangan mengenai profesion akan membantu anda lebih memahami intipati kerja.

Mengikut pengelas profesion kolar biru dan jawatan pekerja, profesion pengurus pejabat dan tugasnya berbeza dengan ketara daripada profesion setiausaha. Pengurus pejabat ialah, pertama sekali, penganjur ruang pejabat syarikat, pengurus dan pentadbir dalam satu orang. Profesion setiausaha membayangkan subordinatnya kepada orang tertentu (pengarah, timbalan pengarah, pengurus atasan) dan hanya menjalankan urusannya.

Pengurus pejabat mengawal semua kerja semasa pejabat, terutamanya kertas kerja. Memantau tanpa gangguan kerja peralatan pejabat, menyediakan pekerja syarikat alat tulis, pada masanya membawa perhatian kepada pesanan pekerja, pesanan dan pengumuman di pejabat, yang dikeluarkan oleh ketua, menerima panggilan telefon masuk, jika perlu, menyimpan kalendar mesyuarat dan perjalanan pengarah. Dalam kes ini, kekosongan itu dipanggil "pengurus pejabat dengan fungsi kesetiausahaan".

Memandangkan kerja pengurus pejabat merangkumi tindakan organisasi, bermaklumat dan pentadbiran, tanggungjawab kerjanya termasuk tugas berfungsi tertentu. Inilah sebenarnya intipati pekerjaan dan intipati pengurus pejabat, yang mesti:

• menyediakan kerja pejabat untuk hari bekerja baru: semak operasi telefon, komputer dan peralatan pejabat, ketersediaan bahan habis pakai (kertas, kartrij pencetak yang diisi semula);
• mengawal, menjaga kebersihan di premis pejabat, pematuhan piawaian kebersihan (pencahayaan penuh, pengudaraan, keadaan suhu di dalam premis), periksa operasi sistem perpecahan;
• mendapatkan alat tulis tepat pada masanya dan menyediakan mereka dengan pekerja pejabat tepat pada masanya;
• pesan air minuman, detergen, kertas tandas, serbet;
• mengawal aliran dokumen semasa: menyediakan dokumen yang diperlukan, pelaporan, bahan kerja yang diperlukan untuk kerja penuh pejabat, menyelesaikan momen dan tugas kerja lain;
• memantau kerja pemandu dan kurier setiap hari;
• mengikut arahan ketua, pengurus pejabat bertanggungjawab untuk pengagihan tugas di kalangan pekerja, menetapkan tugas untuk mereka, membawa kepada perhatian mereka maklumat kerja yang diperlukan, menentukan tahap tanggungjawab mereka, menganalisis keberkesanan hasil yang diperoleh;
• mengira dan menganggar kos kewangan bulanan untuk penyelenggaraan pejabat, memantau pelaksanaannya;
• simpan lembaran masa, bilangan hari dan jam bekerja oleh setiap pekerja dalam satu bulan kalendar, pindahkan helaian masa tepat pada masanya ke jabatan perakaunan untuk senarai gaji;
• memantau pematuhan dengan disiplin buruh: mengenai fakta lewat, keluar kerja awal, ketidakhadiran pekerja, memaklumkan pengurusan syarikat, menyimpan rekod pelanggaran dan ketidakpatuhan kod pakaian;
• menganjurkan mesyuarat, mendaftar dan membantu pelawat dalam menyelesaikan soalan mereka.

Kecekapan utama pengurus pejabat termasuk penyediaan dan pengendalian rundingan, mesyuarat, mesyuarat:

• dia mesti menjalankan penyediaan semua bahan yang diperlukan, memastikan kehadiran semua orang yang berminat pada acara itu, menyimpan minit mesyuarat;
• menjalankan surat-menyurat dengan pelanggan dan rakan kongsi firma itu, menghantar bahan;
• bekerja dengan surat-menyurat masuk dan keluar pejabat, mendaftarkannya, terlibat dalam penghantaran;
• memberi bantuan dan bantuan kepada pekerja dalam menyelesaikan konflik dan situasi yang boleh dipertikaikan;
• menyelaras kerja pejabat pada penghujung hari bekerja, periksa peralatan pejabat, lampu, sistem split, penghawa dingin untuk memutuskan sambungannya daripada bekalan kuasa;
• dalam sesetengah kes, pengurus pejabat bertanggungjawab mencari dan mengambil pekerja baharu (meletakkan maklumat tentang kekosongan yang diperlukan di tapak khas, melihat melalui resume, pra-memilih pemohon, menjalankan temu duga);
• memaklumkan bakal pelanggan secara bertulis atau melalui telefon tentang kos barangan dan perkhidmatan mengikut senarai harga;
• menasihati lokasi jabatan syarikat, fungsi mereka;
• mengekalkan asas pelanggan perusahaan;
• menjalankan tugas menyelenggara tapak, meletakkan iklan tentang barangan dan perkhidmatan, menempah cenderahati, mencetak, mengedar bahan maklumat.

Untuk menjadi pengurus pejabat, calon mesti mempunyai kemahiran utama yang diperlukan untuk melakukan kerja, serta mempunyai kualiti peribadi dan profesional tertentu.

Kualiti peribadi seseorang adalah komponen biologi dan sosial yang membentuk keperibadiannya. Komponen biologi seseorang menerima daripada alam semula jadi, ibu bapa dan nenek moyangnya dalam bentuk set gen tertentu. Komponen sosial - ini adalah persekitaran sosial di mana seseorang dibesarkan dan dibesarkan.

Kedua-dua komponen ini membentuk watak dan keperibadian, memberikan individu dengan kualiti tertentu, baik dan negatif. Dengan menyatukan semua ciri keperibadian seseorang, anda boleh mendapatkan potret psikologi yang objektif dan boleh dipercayai.

Ciri-ciri personaliti positif termasuk ciri-ciri watak seperti:

• kejujuran;
• kegigihan dalam mencapai matlamat yang ditetapkan;
• perhatian;
• disiplin diri;
• tanggungjawab dan organisasi;
• kerja keras, ketekunan;
• bangsawan dalaman;
• objektiviti;
• pergaulan, kesopanan, sikap mesra terhadap orang;
• ketenangan, dedikasi, perhatian, ketepatan masa;
• bebas konflik, keupayaan untuk menyelesaikan pertikaian antara pekerja, keyakinan dan positif dalam segala-galanya;
• kepantasan, kepandaian, suka menolong;
• aktiviti, cita-cita.

Di sebalik setiap ciri keperibadian ini adalah didikan psikologi dan emosi seseorang, keturunannya, persekitaran sosial di mana dia dibesarkan.

Ciri-ciri personaliti negatif termasuk:

• kekurangan perhimpunan, kurang perhatian;
• pandangan kemurungan terhadap kehidupan, kekurangan keyakinan;
• ketidakupayaan untuk mengumpul fikiran tepat pada masanya dan secara konsisten menyelesaikan tugas yang diberikan;
• watak agresif;
• kecenderungan untuk gosip dan tipu daya.

Kualiti perniagaan seseorang adalah keupayaannya untuk melaksanakan tugas dan fungsi buruh tertentu.

Dengan kualiti perniagaan, seseorang boleh menilai seberapa cekap pemohon dapat mengatur proses kerjanya, sejauh mana dia akan melaksanakan tugasnya. Untuk berjaya menguruskan pejabat, pemohon mesti mempunyai, sebagai tambahan kepada pengetahuan dan kemahiran, kualiti perniagaan tertentu, yang termasuk:

• pendidikan, tahap kemahiran;
• pengalaman kerja;
• pembelajaran cepat, penyesuaian dalam keadaan baru;
• ketelitian terhadap diri sendiri dan orang lain;
• keupayaan untuk bekerja dalam persekitaran multitasking, pada masa yang sama menyelesaikan beberapa isu sekaligus;
• pemikiran analitikal, keupayaan untuk berfikir secara fleksibel dan di luar kotak, membuat kesimpulan yang betul, membuat generalisasi;
• kepintaran perniagaan;
• kemahiran kepimpinan;
• kesediaan untuk bekerja lebih masa;
• kemahiran berpidato, diplomasi dan kemahiran memujuk;
• kemahiran komunikasi perniagaan.

Kualiti profesional seseorang ialah gabungan kualiti peribadi dan perniagaan, serta semua kemahiran yang telah diperolehinya semasa kerjayanya. Dalam aktiviti profesionalnya, seorang pengurus pejabat mesti:

• mempunyai pengetahuan tertentu, kemahiran dan kebolehan dalam bidang tersebut pengurusan pejabat;
• secara profesional gunakan pengetahuan dan kemahiran anda dalam amalan;
• boleh bekerja dengan dokumen, mengetahui prinsip mengatur aliran dokumen, peraturan untuk membuat arkib;
• menjadi pengguna komputer yang yakin dan peralatan pejabat lain;
• mengetahui secara menyeluruh proses aliran kerja, bekerja dengan mel masuk dan keluar, mengetahui peraturan untuk mendaftarkannya, segera membawa resolusi ketua ke bahagian struktur, memantau tarikh akhir untuk pelaksanaan dokumen yang ditandatangani oleh pekerja syarikat, menghantar surat-menyurat keluar melalui pos atau kurier;
• mempunyai kemahiran pengurusan pentadbiran;
• boleh menaip dengan cepat, mengetahui prinsip dan peraturan untuk merangka dokumen tertentu (perintah, perintah, arahan, dekri);
• segera melupuskan ilmu yang berguna (hubungan perkhidmatan kecemasan, juruelektrik, paip, perkhidmatan penghantaran makan tengah hari);
• tahu bahasa asing (tidak selalu), walaupun dalam sesetengah syarikat pengetahuan tentang bahasa asing tertentu adalah syarat utama bagi calon, dan dalam kes ini pengurus pejabat mesti bercakap, membaca dan menulis dengan lancar dalam bahasa asing;
• boleh bercakap dan menulis dengan cekap, luahkan fikiran anda dalam bahasa sastera yang baik;
• milik sendiri kemahiran etika perniagaan.

Tidak ada satu pun institusi pengajian tinggi yang mengajar profesion pengurus pejabat. Anda boleh mengambil latihan dan menerima diploma atau sijil latihan vokasional di pusat latihan belanjawan atau swasta, kolej.

Di syarikat besar, sebagai peraturan, mereka ingin melihat pakar dalam jawatan ini hanya dengan pendidikan tinggi, perusahaan kecil boleh mengupah pekerja dengan pendidikan menengah atau menengah khusus untuk jawatan ini.

Perkara utama yang diberi perhatian oleh mana-mana majikan ialah pengalaman kerja dalam jawatan ini, tahap kemahiran komputer, pengetahuan peralatan pejabat dan keupayaan untuk mengusahakannya, pengetahuan tentang asas kerja pejabat dan pengarkiban, Pengetahuan bahasa asing.

Untuk menulis resume dengan betul dan mendapatkan kedudukan yang diidamkan, anda perlukan secara terperinci, tetapi nyatakan semua maklumat tentang diri anda dengan jujur: peribadi, profesional, kualiti perniagaan, pengalaman kerja dalam jawatan yang sama, tahap pendidikan.

Tahap gaji yang dijangkakan akan menjelaskan kepada majikan apa yang boleh ditawarkannya dan apa yang dipohon oleh calon.

Jangan berikan maklumat palsu tentang pengalaman kerja, pendidikan - semua ini boleh disemak dengan mudah, dalam kes ini kekosongan untuk pemohon akan menjadi tidak tersedia, dia hanya akan ditolak.

Mempunyai gambar adalah momen positif untuk calon, majikan mesti tahu resume siapa yang sedang dipertimbangkan. Pengurus pejabat adalah wajah syarikat, dan majikan tidak peduli dengan siapa yang akan mewakilinya.

Pastikan anda menunjukkan tahap pendidikan anda, selalunya majikan untuk jawatan ini mengambil pakar dengan pendidikan ekonomi, perundangan, psikologi atau filologi yang lebih tinggi.

Maklumat sedemikian akan berguna kepada majikan.

Apabila menulis resume, berpegang pada strukturnya:

• maklumat peribadi - nama, umur, kenalan;
• peribadi - bahagian itu dianggap sebagai pilihan, tetapi lebih baik untuk mengisinya;
• kemahiran dan kebolehan asas - nyatakan program pejabat yang anda miliki, senaraikan semua kursus penyegaran, seminar, latihan, latihan tambahan lain yang telah anda selesaikan;
• pengalaman kerja - senaraikan semua amalan anda, latihan magang, projek yang telah siap, program sukarelawan, dalam susunan kronologi, nyatakan perusahaan tempat anda bekerja sebelum ini, pendidikan dan latihan (mencerminkan semua program pendidikan dan arahan yang anda lulus);
• cadangan - dalam bahagian ini, nyatakan nama dan kenalan orang yang boleh mengesyorkan anda kepada majikan baharu, dan berikan maklum balas positif tentang anda.

Sekiranya pemohon yang tidak mempunyai pengalaman kerja memohon jawatan pengurus pejabat, maka adalah lebih baik untuk tidak memasukkan bahagian ini dalam resume sama sekali. Tidak perlu menunjukkan kepada majikan kekurangan pengetahuan dan kemahiran. Dalam kes ini, adalah lebih baik untuk menerangkan kualiti peribadi dan perniagaan anda, jenis pendidikan yang anda miliki asas dan tambahan (seminar, latihan).

Sebagai pengalaman kerja, anda boleh menunjukkan amalan industri, latihan pra-diploma, kemahiran dalam menganjurkan acara tertentu, penyertaan dalam olimpik, persidangan, pertandingan, dan semua jenis ujian. Jika anda mempunyai sebarang pencapaian dan kejayaan yang berkaitan secara langsung dengan kerja masa hadapan, pastikan anda menyatakan maklumat ini dalam resume anda.